Sommerzeit und Homeoffice | Wie aus Missverständnissen Konflikte werden

• Klare Kommunikation und gut vorbereitete Urlaubsvertretungen sind essenziell.
• Regelmäßiger Austausch im Team ist notwendig, um Wissenslücken zu vermeiden.
• Absprachen werden während der Urlaubszeit seltener, was zu Missverständnissen führt.
• Erhöhte Monotonie und Isolation im Homeoffice führen zu mentaler Abstumpfung und physischen Gesundheitsrisiken.
• Weniger Aufträge im Sommerloch … bieten Raum für Grübeleien und Konflikte.
• 7 Punkte: Das können Sie heute noch tun

Sommerzeit und Homeoffice – geänderte Aufgaben stehen an

Liebe Leserinnen und Leser, in meiner Arbeit geht es ums Absichern bzw. Wiederherstellen der konfliktfreien und zielgerichteten Zusammenarbeit. Heute gehts mir um ein sehr persönliches Thema. Als Wirtschaftsmediator sowie Strategie- und Konfliktmoderator liegt mir Prävention sowie das Aufarbeiten von Wechselwirkung zwischen Sommerzeit und Homeoffice besonders am Herzen. Der Sommer beginnt. Für viele bedeutet das Urlaub, Erholung und eine wohlverdiente Auszeit. Doch für diejenigen, die im Homeoffice bleiben bzw. in selbige zurückkommen, kann diese Zeit auch zu besonderen Herausforderungen führen.

1) Die tägliche Monotonie und Isolation in Sommerzeit / Homeoffice

Die tägliche Monotonie und Isolation des Homeoffice kann schnell zu mentaler Abstumpfung und physischen Gesundheitsrisiken führen. Besonders wenn, das Gegenüber aus dem Büro in den Urlaub entschwunden ist und die Struktur des Tagesablaufs damit durcheinander kommt. Ohne die gewohnte Abwechslung und sozialen Kontakte im Büro fehlt vielen die nötige Struktur und Motivation.

Ich erinnere mich an einen Fall, in dem ein Mitarbeiter eines Planungsbüros berichtete, dass er sich jeden Tag müder und ausgelaugter fühlte. Was hatte sich geändert? Seine Abläufe im Homeoffice jedenfalls nicht. Die Arbeitszeit im Homeoffice konnte er auch strikt beibehalten. Es fehlten ihm die kurzen Gespräche mit Kollegen und Kolleginnen und der Wechsel der virtuellen Ablenkung und Bestätigung.

2) Funktionieren die notwendigen Absprachen im Sommerloch?

Während der Sommermonate sind viele Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Führungskräfte im Urlaub. Das führt dazu, dass Absprachen seltener werden und wichtige Informationen oft nicht weitergegeben werden. In dieser Zeit werden Aufträge umso wichtiger, doch weniger Aufträge bedeuten auch mehr Zeit zum Grübeln.

Ich erinnere mich was eine Teamleiterin einer größeren Stiftung mir erzählte. Sie konnte während der gesamten Urlaubszeit das ständige Nachdenken nicht abstellen. Immer wieder kreiste eine Frage in Ihrem Kopf: Was passiert gerade? Hat sie alle Aufgaben delegiert? Was bleibt liegen? Denn direkt vor der Abfahrt, berichtete sie, stockte die Kommunikation mit ihrem Team noch mehr als sonst.

3) Wie hängen Urlaubsvertretungen und Kommunikation zusammen?

Ein weiteres Problem ist eine mangelnde Kommunikation, die vor und während der Urlaubszeit noch verstärkt wird. Vor dem Urlaub gibt es oft mehr Arbeit um schnell noch Arbeiten abzuschließen. Was häufig auf der Strecke bleibt, ist die Kommunikation der die Aufgaben, die als Urlaubsvertretungen trotzdem geleistet werden müssen. Doch ohne klare Aufgaben und Wissen über Berichts- und Beschlusswege führt dies oft zu Verwirrung und daraus resultierenden Fehlern.

Ein Beispiel, das mir immer wieder begegnet, sind unklare Übergaben. Es gehen wichtige Informationen verloren, weil die Zeit für die Übergabe fehlte. Der Vertreter war letztlich unsicher, welche Aufgaben es neben den Verstandenen gab und wie die Prioritäten zu setzen sind.

4) Mangelnder Austausch und Wissensstand

Unklare Aufgaben wegen mangelndem Austausch ist das Eine. Oft wird es durch eine längerfristige unzureichende Kommunikation flankiert. Das führt meist zu einem schlechten Wissenstand über die Prozesse und Produkte. Dies ist besonders kritisch, wenn neue Projekte vor dem Start stehen oder bestehende auch nur weitergeführt werden müssen.

Ein Mitarbeiter eines Zulieferers erzählte mir kürzlich, dass er nach seiner Rückkehr aus dem Urlaub den Anschluss an ein wichtigem Projekt völlig verloren hatte. Es waren neue Absprachen getroffen, diese wurden mangelhaft dokumentiert. Niemand machte mit ihm eine ordentliche Übergabe, was sich geändert hatte.

Weitere Herausforderungen in der Sommerzeit

• Verlust der Teamdynamik:
  Die regelmäßigen, informellen Gespräche und der Austausch im Büro tragen wesentlich zur Teamdynamik bei. Im Homeoffice geht dieser Aspekt oft verloren, was zu einem Gefühl der Isolation führen kann.
• Technische Probleme:
  Nicht jeder verfügt über die optimale technische Ausstattung zu Hause, was die Arbeit zusätzlich erschwert. Besonders in der Sommerzeit können technische Probleme, wie schwankende Internetverbindungen, zu zusätzlichen Belastungen führen.
• Fehlende klare Strukturen:
  Ohne klare Strukturen und regelmäßige Meetings fehlt vielen die Orientierung, was wiederum zu Stress und Missverständnissen führen kann.

To-dos: Das können Sie heute noch tun

Liebe Inhaber/innen und Führungskräfte, eine offene und klare Kommunikation ist der Schlüssel zur Vermeidung von Konflikten. Sorgen Sie dafür, dass Urlaubsvertretungen gut vorbereitet sind und alle notwendigen Informationen zur Verfügung haben.

1. Führen Sie eine transparente Urlaubsliste.
2. Erstellen Sie Übergabelisten, die alles beinhalten, was weitergegeben werden muss.
3. Führen Sie gut einsehbare Vertreter/innen-Listen.
4. Stellen Sie klar, welche Projekte weiterbetreut werden müssen und welche Aufgaben zu erwarten sind.
5. Begleiten Sie die konkreten Übergabegespräche.
6. Zu jedem Projekt braucht es eine Liste von Ansprechpersonen und deren Rolle.
7. Klären Sie, was, wo und wann dokumentiert wird.

Fördern Sie den regelmäßigen Austausch im Team, besonders mit denen im Homeoffice. Für all Ihre Fragen lassen Sie uns gemeinsam den Herausforderungen ihrer Unternehmen und Teams begegnen.

Auf meiner Webseite finden Sie weitere Beiträge, um mehr über präventive Maßnahmen zur Konfliktvermeidung und Produktivitätssteigerung im Homeoffice zu erfahren. Gemeinsam können wir eine produktivere und harmonische Arbeitsumgebung schaffen, auch in der Sommerzeit!

Herzliche Grüße, Ralf Hasford | Wirtschaftsmediator sowie Strategie- und Konfliktmoderator