Ralf Hasford moderiert erfolgreiche Online Moderation

Herausforderungen bei der Moderation von Online Meeting / Videokonferenzen

Einige Grundsätze zur Moderation Online Meeting vorab:

  • Die Moderation von Online Meeting konzentriert sich aufs Wesentliche
  • Sie beginnen und enden pünktlich
  • Nicht jeder erzählt jedem alles
  • Es werden nur Informationen ausgetauscht, die für alle Beteiligten von Bedeutung sind
  • Gute Meetings erzeugen zusätzlichen Gesprächsbedarf für kleinere Teilnehmerkreise bzw. Direktgespräche

„Eine Moderator*in ist eine Person, die ein Gespräch lenkt oder in einer Kommunikation vermittelt, dabei informiert, ordnet und motiviert aber nicht Teil von Problem oder Lösung ist.“

Moderation Online Meeting: Begrenzt auf Informationen und Austausch von Fakten

Wie häufig benötigen man virtuelle Meetings und wie lange sollten sie dauern?
  • Je nach Thema und Arbeitskultur unterschiedlich. Ich empfehle Meetings auf unterschiedlichen Ebenen: Vorstand, Unternehmensleitung // Führungskräfte // Teams 
  • Auf der Ebene ‚Vorstand bzw. Unternehmensleitung // Führungskräfte‘:
    täglich 17:00 Uhr (45 min) und einmal die Woche beide Gruppen gemeinsam
  • Auf der Ebene ‚Teams / Projektgruppen‘:
    ein wöchentliches Strukturmeeting mit zwei Session á 50 min und
    10 min Pause, Start 8:00 Uhr an einem festen Wochentag z.B. immer donnerstags) sowie 
  • alle anderen Arbeitstage zwei operative Team-Meeting á 20 min (Aufgaben 8:00 – 8:20 Uhr sowie Aufgaben / Fachthema 14:00 – 14:20 Uhr) 
  • Direktgespräche bei Bedarf zweimal täglich á 25 min (8:30 – 8:55 Uhr / 14:30 – 14:55 Uhr) 
  • Einführungen neuer Themen / Strategisches Meeting: max. 50 min (bei Bedarf / 10:00 Uhr)
  • Einmal je Woche 30 min Supervision / Intervention – Austausch unter Kolleginn*en
Wie werden Mitarbeiter*innen im Homeoffice eingeladen? 

Einstellen eines Termins im gemeinsamen Kalender bzw. wenn das noch nicht geht: Versende sie einen verbindlichen Termin via Mail.

Wie strukturiere man Meetings?
  • Begrüßung (Moderator)
  • Neue Aufgaben vorstellen und verteilen (Moderator / Team)
  • Stand Aufgabenerfüllung (in Prozent) & Bedarf an Informationen
    (Jeder teilnehmende mit persönlichen Bericht) … ein persönlicher Bericht umfasst (max. eine min): Abschluss / Veränderung gegenüber letzte Meeting / Hindernisse: Fehlende Informationen bzw. Zuarbeiten / Nächster Schritt bis zum nächsten Meeting … während dessen sammelt der Moderator offene Fragen, Hindernisse
  • Lösungssuche für Hindernisse und offene Fragen terminieren und zuweisen (Moderator) 
  • Verabschieden und Hinweis auf den nächsten Termin (Moderator)
Was müssen die Teilnehmenden im Vorfeld wissen? 
  • Agenda, 
  • Zeitplanung, 
  • Aufgaben die neu sind bzw. bisher offen / unerledigt blieben, 
  • Stand der fehlenden Informationen die in der Zwischenzeit beschafft wurden, Teilnehmer*innen, immer auch die aktuellen Zugangsdaten
Welche Reihenfolge der Themen ist die Richtige? 

DasNeue zuerst, die Routinen danach, Persönliches und Vertrauliches im Anschluss in einem Telefonat / Videokonferenz unter ‚Vier Augen‘

Wie geht man professionell mit Einwänden und unsachlichen Beiträgen bei Diskussionen um?

Einwände gibt es immer, meist kennen Sie die Themen und die Trigger (Auslöser). Stellen Sie sich im Vorfeld bereits darauf ein finden Sie für sich gute Argumente, warum es richtig ist … und überhaupt: ‚Schreien‘ hilft nicht.

  • Formulieren Sie Aufgabenstellungen exakt, Beugen Sie so Missverständnissen vor
  • Zeigen Sie, dass Sie die andere Meinung oder Kritik gehört haben und benennen Sie einen Zeitpunkt, wann Sie diese behandeln werden
  • Gehen Sie zwischenzeitliche auf die Metaebene und geben Sie eine Bewertung des bisherigen Diskussionsverlaufes
  • Zeigen Sie bereits im Vorfeld Ihre Neugier und simulieren Sie kognitive Konflikte, z.B. präsentieren Sie widersprüchlicher Positionen oder Sie werfen entsprechend widersprüchliche Fragen ein
  • Fokussieren Sie die Teilnehmende mit Fragen auf das Ergebnis
  • Schaffen Sie Verbindlichkeit, z.B. geben Sie eine Zeit oder eine maximale Anzahl von Beiträgen vor
  • Sagen Sie schnelles Feedback zu und halten Sie es auch ein
  • Vermeiden Sie negative Kritik im offenen Forum – nutzen Sie dafür
    E-Mail oder ein anschließendes Direktgespräch
  • Aktivieren Sie das thematische Mitdenken, geben Sie die Verantwortung weiter, verwenden Sie offene Fragen, wie: 

Was brauchen sie, um die Aufgabe trotzdem übernehmen zu können?
Wer kann sie unterstützen, damit der Termin gehalten wird? Wenn Sie die Abweichung gegenüber XY vertreten sollten, was würden Sie zum Ausgleich anbieten? Was bieten Sie an, stattdessen zu leisten?
 

Welche Methoden helfen, dass alle den Gedankengängen des Moderators folgen und verstehen können?
  • Ergebnisorientiert statt verhaltensorientiert moderieren, 
  • Alternativen zur persönlichen Kommunikation anbieten, 
  • Kultur der Offenheit und der Flexibilität leben, 
  • mit offenen Fragen unterstützen (Konkretisierung, Rollenwechsel, usw.)
Wie werden Ideen visualisiert, verbessert und festgehalten?
  • Neue Themen werden im Vorfeld visualisiert 
  • Dazu wird der Kontext aufgezeigt
  • Setzen Sie ein übersichtlich gestaltetes Aufgaben-Bord ein. 
  • Bilden Sie alle Veränderungen sofort ab 
  • Unbearbeitete oder zurückgestellte Themen sammeln und zum Schluss zuweisen und terminieren
Wie werden Endlos-Redeschleifen und Monologe Einzelner vermieden oder unterbrochen?
  • Die Agenda sieht feste Zeiten vor, Sie verweisen darauf und halten sie rigoros ein
  • Bei Diskussionen unterbrechen Sie in dem Sie sich bedanken und das gehörte zusammenfassen und die anderen um weitere Meinungen zum Gehörten bitten 
Hilfe, es führt zu nichts Greifbaren! … die Angst vor der ‚Diskussion ohne Ergebnis‘

Vertrauen Sie auf den systemischen Moderationszyklus: 

  • Aufgabe / Ziel vorstellen, 
  • Analyse der Rahmenbedingungen (Kontext), 
  • Zielführende Diskussion (Annahmen und Möglichkeiten zu belastbaren Aussagen qualifizieren),  
  • Bewertung mit Blick auf Erfüllung der Aufgabe / Zielerreichung 
  • Umsetzung planen: benötigte Ressourcen und Bedingungen zur Realisierung erarbeiten sowie Termine, Verantwortlichkeiten benennen
  • Aufgaben übergeben
Wie unterbinde man Machtkämpfe und Konflikte?

Konflikte sind das Salz in der Suppe des Lebens! Auch beim Arbeiten gibt es sie immer und ständig. Sie müssen nur ausgewogen bleiben.

Wenn’s gut geht, klären Sie vorab die Rollen der vermeintlichen Kontrahentinn*en. Verteilen Sie strittige Punkte bereits im Vorfeld als Aufgaben, deren Lösung bis zu einem festzulegenden Termin erarbeitet werden und stimmen Sie diese als gemeinsam zu tragender Entscheidung ab. 

Bei verhärteten Konflikten gehen Sie gesondert in die Konfliktmoderation oder Mediation. Setzen Sie dafür ein Termin und holen Sie ggf. Hilfe.

„Challenge accepted“: Home-Office + Online Meeting

Eine Moderation muss die Autonomie der Einzelnen achten und die Energie aller Teilnehmenden gezielt freisetzen, um sie für die Zielerreichung fokussieren zu können.

Gute Moderatoren sind so unauffällig, dass die Teilnehmenden davon überzeugt sind, eigentlich keine Moderation gebraucht zu haben. Denn die Moderator*in hat Jeden in alle Themen mit einbezogen, die individuellen Bedürfnisse beachtet, persönliche Erfahrungen und Wissen abgefragt und die Beiträge gewürdigt und Jede*r konnte sich bei der Lösung einbringen und wird wissen, welche persönlichen Aufgaben am Umsetzungsprozess ihm*r zugewiesen wurden.

Online ist eine noch aktivere Rolle der Moderation als offline notwendig. Gute Stimmungen aus Präsenzzeiten übertragen sich nicht automatisch auf virtuelle Meetings. Schaffen Sie gesonderte Phasen für den sozialen Austausch. Denn im Business geht es auch Online vor allem darum, dass Kommunikation zu verbesserten Ergebnissen führt.

Ihre nächsten Schritte:

Kostenloses Vorgespräch vereinbaren … >> ANGEBOT anfordern … >> TERMIN vereinbaren
+49 30 2363 9390 (Telekom) oder info@hasford.de

Weitere Angebote: Klassische Moderationsthemen als Online- und Präsenz-Meeting

Strategie Strategieberatung Startegiemoderation


Aufgaben & Strategie

  • Strategie Meeting / Workshop
  • Klausur / Online Konferenz
  • Aufgaben definieren und starten

Als Moderator sorge ich dafür, dass Sie durch meine zielführende Moderation mit unverstellten Blick zu neuen Ideen gelangen, diese objektiv bewerten werden und dann als gesicherte Ergebnisse in definieren Aufgaben überführen.

Gemeinsam schneller zum Punkt kommen!


Entscheidungen treffen

  • Strukturiert vorbereiten
  • Alternativen diskutieren
  • Entscheidungen treffen

Als Moderator trage ich die Verantwortung für den Prozess der Entscheidungsfindung.

Dazu werde ich alle Störungen eliminieren und Ihre Aufmerksamkeit auf die Entscheidungsfindung fokussieren. Mein Ziel ist es, Sie zu einem gemeinsam getragenen Ergebnis zu führen.

 Digitale Transformation


Digitale Transformation

  • Geschäftsmodell
  • Produkte (IoT / CpS)
  • Prozesse (Arbeit 4.0)

Als Berater und Moderator setze ich bei der Digitalisierung auf Menschen, Kommunikation im Business & Geschäftsmodell.

Unterstützend mitgebracht habe ich Ihnen die Potentialanalyse Arbeit 4.0, das RKW-Digitalisierungs-Cockpit und das Digitalisierung-Radar.