Schweigepflicht und Vertraulichkeit in der Mediation

Vertraulichkeit gibt schwierigen Gesprächen einen verlässlichen Rahmen

Wenn Geschäftsführung, Vorstand, Gesellschafter oder Führungskräfte einen Konflikt klären möchten, taucht früh eine wichtige Frage auf: Wer erfährt von den Gesprächen – und was darf später darüber gesagt werden? Gerade bei Personalfragen, strategischen Entscheidungen und belasteten Beziehungen schafft eine klare Antwort Vertrauen. Sie hilft den Beteiligten, offen zu sprechen und zugleich ihre Verantwortung in der Organisation wahrzunehmen.

Als Wirtschaftsmediator kläre ich diesen Rahmen zu Beginn mit allen Beteiligten. Wir besprechen, wer an der Mediation teilnimmt, welche Informationen eingebracht werden und wie die Kommunikation gegenüber Auftraggebern, Gremien oder weiteren Verantwortlichen gestaltet wird. So verbinden wir maximale Diskretion im konkreten Auftrag mit den Aufgaben, die Beteiligte in ihrer jeweiligen Funktion erfüllen müssen.

Was das Mediationsgesetz zur Verschwiegenheit regelt

Das Mediationsgesetz beschreibt Mediation als vertrauliches, strukturiertes Verfahren. Nach § 4 MediationsG sind der Mediator und Personen, die in die Durchführung des Mediationsverfahrens eingebunden sind, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Pflicht umfasst Informationen, die ihnen bei dieser Tätigkeit bekannt werden. Ich erläutere den Beteiligten zu Beginn ihren Umfang und die gesetzlichen Ausnahmen.

Zu diesen Ausnahmen gehören insbesondere die Offenlegung einer Vereinbarung, soweit sie für deren Umsetzung oder Vollstreckung erforderlich ist, vorrangige Gründe der öffentlichen Ordnung sowie offenkundige Tatsachen. Welche weiteren rechtlichen Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von den Rollen und Umständen der Beteiligten ab. Für rechtliche Einzelfragen können die Parteien ihre anwaltliche Beratung einbeziehen.

Wie gilt Vertraulichkeit für die Parteien?

Die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht aus § 4 MediationsG richtet sich an den Mediator und die in die Durchführung eingebundenen Personen. Mit den Parteien vereinbare ich zusätzlich, wie sie selbst mit Gesprächsinhalten, Unterlagen und Zwischenergebnissen umgehen. Dazu gehört auch, welche abgestimmten Informationen an eine Geschäftsführung, einen Vorstand, ein Aufsichtsgremium oder die Belegschaft weitergegeben werden. Diese Vereinbarung wird auf den Auftrag und bestehende Pflichten der Beteiligten zugeschnitten.

Diskretion wird durch konkrete Absprachen wirksam

• Teilnehmende: Die Parteien bestimmen gemeinsam, welche Personen am Verfahren beteiligt sind. Weitere Personen werden nach § 2 Abs. 4 MediationsG mit Zustimmung aller Parteien einbezogen.
• Informationswege: Wir legen fest, welche Informationen Auftraggeber, Organe oder weitere Verantwortliche für ihre Entscheidungen brauchen und wer sie übermittelt.
• Unterlagen: Wir vereinbaren einen sorgfältigen Umgang mit Protokollen, Dokumenten und digitalen Zugängen.
• Ergebnis: Die Beteiligten entscheiden, wie eine Vereinbarung dokumentiert und für ihre Umsetzung kommuniziert wird.

Auch der Gesprächsort gehört zum Rahmen. Je nach Auftrag arbeiten wir in geeigneten neutralen Räumen in Berlin, bei Ihnen vor Ort oder digital. Entscheidend sind ein ruhiger Ablauf, verlässliche Zugänge und eine Umgebung, in der alle Beteiligten gleichberechtigt sprechen können.

Ein Beispiel mit Realitätsbezug

In einem mittelständischen Unternehmen geraten Geschäftsführung und zwei Bereichsleitungen über Zuständigkeiten bei einer Umstrukturierung aneinander. Gleichzeitig benötigt der Gesellschafterkreis eine verlässliche Information über den Fortgang. Im Vorgespräch klären die Beteiligten, welche Themen in die Mediation gehören und wie eine gemeinsame Statusmeldung aussehen kann. Im Verfahren sprechen sie über Verantwortung, Entscheidungswege und die Folgen für die Teams. Am Ende können sie Vereinbarungen zur Zusammenarbeit treffen und selbst festlegen, welche Ergebnisse für die Umsetzung weitergegeben werden. Das Beispiel bündelt typische Konstellationen und illustriert ein mögliches Vorgehen.

So beginnen wir

Im Erstgespräch besprechen wir Ihr Anliegen, die beteiligten Rollen und den gewünschten Schutz sensibler Informationen. Anschließend kläre ich mit den Parteien den Ablauf der Mediation und die Vertraulichkeitsabsprachen. Für die Wirtschaftsmediation entsteht damit ein tragfähiger Startpunkt, der sowohl den Menschen als auch der Organisation gerecht wird.

Ralf Hasford · zertifizierter Wirtschaftsmediator

Die Texte dieser Seite wurden mit Unterstützung von KI erstellt. Für die veröffentlichten Inhalte und das Leistungsangebot steht Ralf Hasford.