Der Sinn der Moderation eines Strategiemeetings:

„Zwischen Struktur und kreativer Freiheit“

Die Moderation eines Strategiemeetings: Im folgenden Blogbeitrag zeige ich Dir, warum die Moderation von Strategiemeeting und Klausur essenziell sind und wie sie in einem realen – wenn auch anonymisierten – Beispiel erfolgreich umgesetzt wurde.

Moderation eines Strategiemeetings

Die Moderation eines Strategiemeetings ist weit mehr als das bloße Durchgehen einer Agenda. Sie schafft einen Rahmen, in dem kreativer Austausch und strukturierte Entscheidungsprozesse Hand in Hand gehen. Dabei profitieren nicht nur Führungskräfte, sondern auch wichtige Schnittstellenfunktionen wie die Assistenz der Geschäftsführung und die Personalleitung. Diese Gruppen spielen eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Meetings und tragen maßgeblich zur Umsetzung der strategischen Beschlüsse bei.

1. Die Rolle der Moderation – Mehr als nur Zeitmanagement

Ein erfahrener Moderator übernimmt mit der Moderation eines Strategiemeetings mehrere Schlüsselaufgaben:

• Strukturierung: 
  Er sorgt dafür, dass die Diskussion zielgerichtet verläuft und keine Themen in endlosen Nebenrunden verloren gehen.
• Neutralität: 
  Als unparteiischer Begleiter schafft er ein Umfeld, in dem alle Stimmen – auch kritische – gehört werden.
• Kreativitätsförderung: 
  Durch interaktive und unkonventionelle Methoden wird der kollektive Ideenvorrat aktiviert und genutzt.

2. Positive Aspekte der Moderation eines Strategiemeetings

Struktur und Klarheit

Ein klarer Ablauf gibt den Teilnehmer*innen Orientierung, hilft den Fokus zu bewahren und vermeidet, dass das Meeting in chaotische Diskussionen abdriftet.

Partizipation und Inklusion

Moderatoren setzen gezielte Impulse, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven – unabhängig von Hierarchie oder persönlichem Hintergrund – einfließen. So wird aus einem Monolog ein echter Dialog.

Konfliktmanagement

Gerade in Teams, in denen unterschiedliche Ansichten aufeinandertreffen, kann ein Moderator frühzeitig Spannungen erkennen und durch deeskalierende Maßnahmen in konstruktive Diskussionen überführen.

3. Kritische Perspektiven und Verbesserungspotenzial

Das Risiko der Übermoderation

Ein zu strenger Moderationsstil kann den kreativen Austausch hemmen. Es ist essenziell, die Balance zu halten: Struktur geben, aber auch Raum für spontane, innovative Ideen lassen.

Ein Ungleichgewicht der Beteiligung

Es kann passieren, dass bestimmte Gruppen – wie die Führungsebene – dominieren. Hier ist es zentral, durch gezielte Moderationstechniken auch die Perspektiven der Assistenz und der Personalleitung aktiv einzubinden.

Reflexion und kontinuierliche Anpassung

Regelmäßige Feedbackrunden sind essenziell, um den Moderationsprozess zu evaluieren und an die Bedürfnisse aller Beteiligten anzupassen. Auch die Assistenz der Geschäftsführung und HR sollten hierbei ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge einbringen können.

4. Anonymes Beispiel: Umsetzung einer Jahresstrategieklausur im Klimaschutz

Moderation eines Strategiemeetings – Stell Dir folgendes Beispiel vor:
Ein breites gesellschaftliches Bündnis – bestehend aus zahlreichen Mitgliedsorganisationen aus den entsprechenden Bereichen Bürger*inneninitiative, Philosophie, Kirche, Entwicklung, Bildung, Kultur, Gesundheit, Umwelt, Verbraucherschutz, Jugend, Soziales – hat sich zum Ziel gesetzt, eine ambitionierte und sozial gerechte Nachhaltigkeitspolitik auf lokaler, nationaler, europäischer und internationaler Ebene zu fördern. Das Bündnis macht damit deutlich: Nachhaltigkeit ist ein gesamtgesellschaftliches Anliegen.

Die strategischen Entscheidungen werden durch den Sprecher*innenrat getroffen, der aktuell aus zehn Vertreter und Vertreterinnen der Mitgliedsorganisationen besteht und die Vielfalt des Bündnisses widerspiegelt. Zweimal jährlich kommen der Sprecher*innenrat und die Geschäftsstelle zu einer Strategieklausur zusammen, um gemeinsame Forderungen zu formulieren und den nächsten Schritt in der Klimapolitik zu planen.

Für die anstehende Jahresstrategieklausur in Berlin wurde ein erfahrener Moderator engagiert. Neben den klassischen Zielen der Strukturierung und kreativen Ideenfindung wurde der Moderationsprozess speziell erweitert, um die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung und der Personalleitung zu unterstützen:

Externe Moderation eines Strategiemeetings

Für die anstehende Jahresstrategieklausur, an der rund 25 Teilnehmer*innen aus Sprecher*innenrat und Geschäftsstelle sowie einige Gäste teilnehmen sollen, entschied man sich, einen erfahrenen Moderator zu engagieren. Hier einige Aspekte der Umsetzung:

1. Vorbereitung: 
   Im Vorfeld wurde ein detailliertes Briefing erstellt, in dem die Ziele der Klausur, die verschiedenen Erwartungen der Teilnehmer*innen sowie aktuelle Herausforderungen im Klimaschutz zusammengefasst wurden. Auch wurde geklärt, welche Rechte und Pflichten (Antrags- und Stimmrechte) die Mitglieder und Gäste haben und wie ihre Beiträge in das Ergebnis einfließen.
2. Methodenvielfalt: 
   Der Moderator kombinierte verschiedene Ansätze – von klassischen Diskussionsrunden über interaktive Formate wie World Café bis hin zu kreativen Brainstorming-Phasen. So wurde sichergestellt, dass sowohl strukturierte als auch freie, innovative Beiträge möglich waren.
3. Rollenklärung und Transparenz: 
   Von Beginn an wurde klargestellt, dass der Moderator als Brückenbauer agiert – eine wichtige Unterstützung für die Assistenz und HR, um Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
4. Inklusion und Balance: 
   Durch gezielte Impulse und Moderationstechniken gelang es, dass auch die ruhigeren Stimmen zu Wort kamen. Jeder Teilnehmer hatte die Möglichkeit, seine Perspektive einzubringen, was zu einem reichhaltigen Austausch führte.

Nachbereitung

1. Feedback und Reflexion: 
   Am Ende der Klausur wurde eine strukturierte Feedbackrunde durchgeführt. Die gesammelten Rückmeldungen dienten dazu, die Moderationsmethoden weiter zu verfeinern und den Prozess für zukünftige Meetings noch effektiver zu gestalten.
2. Nachbereitung mit Mehrwert: 
   Am Ende der Klausur erfolgte eine strukturierte Feedbackrunde, bei der auch die spezifischen Anforderungen der Geschäftsführungsassistenz und der Personalleitung berücksichtigt wurden. Die Rückmeldungen flossen direkt in die Optimierung zukünftiger Meetings ein.
3. Ergebnissicherung Nachbesprechung:
   Alle besprochenen und beschlossenen Themen wurden durch den Moderator oder die Teilnehmenden selbst verschriftklich und geordnet bzw. bewertet. Die Ergebnisse wurden vom Moderator gesichert und im Anschluss als Exceldatei sowie als Fotoprotokoll bereitgestellt. Dem Moderierenden fällt während der Arbeit aber noch mehr auf, deshalb ist ein Nachgespräch sehr produktiv.

Dieses Beispiel zeigt, wie eine professionelle Moderation nicht nur den Ablauf eines Meetings steuert, sondern maßgeblich dazu beiträgt, dass unterschiedliche Perspektiven zusammengeführt und innovative, tragfähige Strategien entwickelt werden – gerade in gesellschaftlich relevanten Themenfeldern wie dem Klimaschutz.

Zusätzliche Perspektiven für Assistenz der Geschäftsführung und Personalleitung

Für diese wichtigen Rollen bieten sich folgende Ansätze an:

• Optimierung von Schnittstellen: 
  Durch strukturierte Protokollierung und klare Aufgabenverteilung kann die Moderation die Übergänge zwischen strategischer Planung und operativer Umsetzung erleichtern.
• Kommunikationsmanagement:
  Die Moderation sorgt dafür, dass Informationen klar und zeitnah weitergeleitet werden – ein entscheidender Punkt, um die Arbeit der Assistenz und HR effizient zu gestalten.
• Ressourcen- und Zeitmanagement: 
  Besonders für die Geschäftsführungsassistenz ist es wichtig, dass Meetings nicht nur inhaltlich, sondern auch zeitlich gut strukturiert sind, sodass wertvolle Ressourcen geschont werden.
• Partizipative Entscheidungsfindung: 
  Durch gezielte Einbindung dieser Gruppen wird sichergestellt, dass strategische Entscheidungen auch die operativen und personellen Herausforderungen berücksichtigen – was die Umsetzung der Beschlüsse nachhaltig unterstützt.

Balance aus Struktur und Freiheit

Die Moderation eines Strategiemeetings bildet den unsichtbaren Rahmen, der kreativen Austausch und strukturierte Entscheidungsprozesse miteinander verbindet. Eine gezielte Moderation kann dabei nicht nur alle Teilnehmer*innen einbinden, sondern auch gezielt die Schnittstellenfunktionen, wie die Assistenz der Geschäftsführung und die Personalleitung, unterstützen. Gleiches gilt ebenfalls für Unternehmen, die Märkte, Produkte, Ressourcen und Mitarbeitende strategisch organisieren und ausrichten müssen. Diese Gruppen profitieren von klaren Kommunikationsstrukturen, optimierten Schnittstellen und einer transparenten Nachbereitung, die den Weg von der strategischen Planung zur operativen Umsetzung ebnen.

Welche Erfahrungen hast Du in vergleichbaren Settings gemacht? Wo siehst Du noch Potenzial, durch eine punktgenaue Moderation Dein Unternehmen oder Verband weiter nach vorn zu bringen? Ich freue mich auf einen spannenden Austausch!

Ralf Hasford | Moderation und Mediation in Wirtschaft und Gesellschaft