Die Agenda als ,Roten Faden’ gestalten – Grundlage eines gelungenen Meetings / Versammlung / Veranstaltung

Warum die Agenda ein ,Roter Faden’ ist und wie Sie damit umgehen werden 

Die Vorteile des Einsatzes einer Agenda

  • Jedes Meeting, jede Versammlung und jede Veranstaltung in Unternehmen, Verband und Organisation benötigten einen ‚Zeit- und Aktionsplan‘
  • Die Agenda ist eine geordnete Liste von Gesprächs- und Verhandlungspunkten
  • Sie hilft sicher zu stellen, dass alle relevanten Themen besprochen werden

Wenn Sie diese Liste (Agenda) noch mit Zeiten versehen und diese einen realistischen Zeitraum für die Bewältigung der Aufgabe lassen, dann können Sie auch entsprechenden Ergebnisse erwarten. Ihre Teilnehmer*innen  werden Ihnen die gute Vorarbeit danken.

Wunder kommen nicht von alleine

Von der Philosophin Hannah Arendt wissen wir zwar: ‚Wo Menschen zusammenkommen ist mit Wundern zu rechnen.‘, doch kommen diese Wunder nicht von alleine. Denn es bedarf steuernder Funktionen, damit aus einem rein spontan beginnenden Informationsaustausch, ein wundervolles Ereignis werden kann. Ob Sie mit einer Agenda gleich das nächste Wunder vollbringen, will ich nicht behaupten, dass Ihre stimmige Zeit- und Aktionsplanung aber für Ordnung und einen sicheren Ablauf sorgen, dass kann ich Ihnen voraussagen. Damit haben Sie auf jeden Fall für einen wichtigen Teil der Arbeitsfähigkeit aller sich Treffenden gesorgt.

Erfolgsfaktor: Einladung + Agenda

Wer es richtig machen will, versendet die Agenda bereits mit der Einladung. Das dient der besseren Vorbereitung der Teilnehmenden auf den Termin. Denn damit können sich alle Teilnehmer*innen optimal auf die zu behandelnden Themen vorbereiten. Auch wissen sie, ob sie selbst aktiv werden können oder sogar müssen und wann sie dann an der Reihe sind. 

Natürlich können sich in der Zeit bis ein Meeting oder eine Veranstaltung dann endlich dran sind noch Änderungen ergeben. Diese wissen sie jedoch schon richtig in den Ablauf einzugliedern. Denn Sie kennen ja an Hand der selbst zusammengestellten Agenda die Themen und sicher auch die Zeitbedürfnisse Ihrer Teilnemer*innen.

Die Agenda steht Modell für das Protokoll 

Eine Agenda bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich, denn sie ist bereits die beste Vorlage für das notwendige Protokoll. In ihr werden bereits alle Themen und die dazugehörigen Sprecher oder damit in Verbindung stehende Personen in der richtigen Reihenfolge benannt. 

Bereits während der Veranstaltung kann diese Protokollvorlage (Agenda) um die Ergebnisse, Beschlüsse sowie die offenen Punkte, wie etwa zu bearbeitende Aufgaben und mit anderen Personen und Partnern zu klärende Fragestellungen ergänzt werden. 

Vom Protokoll zur nächsten Veranstaltung – nur ein kleiner Schritt

Nach dem Beendigen der Veranstaltung wird noch einmal Korrektur gelesen und ggf. werden Ergänzungen eingetragen. Kurze Zeit nach Ihrem Meeting oder Ihrer Veranstaltung ist so das Protokoll für alle vorbereitet und kann versendet werden. Bei mir bekommen es alle Teilnehmenden zur Kenntnisnahme bzw. Freigabe. Und wenn ich es genau betrachte, dann liegt damit auch schon eine gute Grundlage für die nächste gleichartige Veranstaltung vor. Ich wünsche Ihnen ein gutes Gelingen!

Soweit zum: Warum Sie eine Agenda brauchen und wie Sie damit umgehen. Beim nächsten Mal zeige ich Ihnen die Bestandteile der Agenda auf. 

Gutes Gelingen wünscht Ihnen Ihr Ralf Hasford | Systemischer Moderator.


PS: Sollten Sie aber jetzt schon nach einem Vortrag / Keynote Sprecher suchen und das Thema „Zusammenarbeit über die eigenen Verantwortungsgrenzen hinaus – Kollaboration im eBusiness und der Verbandsarbeit“ wäre genau das Richtige, dann freue ich mich auf Ihre Anfrage!

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Speaker und Moderator: Ralf Hasford | Neben dem legeren auch fit für die große Bühne

Moderator und Speaker

Speaker und Moderator: Ralf Hasford. Neben dem legeren Outfit beim Workshop gibt es mich auch ‚fit für die große Gala‘.