Die Agenda ist der ,Rote Faden’, der Ihre Meeting erfolgreich macht
Die Vorteile des Einsatzes einer Agenda
- Jedes Meeting, jede Versammlung und jede Veranstaltung in Unternehmen, Verband und Organisation benötigten einen ‚Zeit- und Aktionsplan‘
- Die Agenda ist eine geordnete Liste von Gesprächs- und Verhandlungspunkten
- Sie hilft sicher zu stellen, dass alle relevanten Themen besprochen werden
Damit Ihr Meeting gelingt, erstellen und nutzen Sie die Agenda als ‚Roten Faden‘.
Schritt Eins: Inhalte und Zeiten planen
Sie erstellen eine Aufgabenliste für das Meeting. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste mit Zeiten versehen und diese einen realistische Dauer für die Bewältigung der Aufgaben zulassen, sind Sie auf einem guten Weg eine Agenda zu erstellen. Damit können Sie auch schon Ergebnisse für Ihr Meeting erwarten. Ihre Teilnehmer*innen werden Ihnen zumindest die Vorarbeit danken.
Haben Sie schon erlebt, wie es ist ohne Agenda in ein Meeting zu starten? Bestenfalls erwartete Sie eine unmotivierte Gruppe, die nicht weiß warum sie versammelt wurde. Es gibt aber auch schlimmstenfalls: aufgebrachte Teilnehmer*innen in hitziger Debatte und destruktiver Diskussion. Darf ich annehmen, dass Sie lieber zielgerichtet und strukturiert arbeiten?
Wunder kommen nicht von alleine
Von der Philosophin Hannah Arendt wissen wir zwar: ‚Wo Menschen zusammenkommen ist mit Wundern zu rechnen.‘, doch kommen diese Wunder nicht von alleine. Denn es bedarf steuernder Funktionen, damit aus einem rein spontan beginnenden Informationsaustausch, ein wundervolles Ereignis werden kann. Ob Sie mit einer Agenda gleich das nächste Wunder vollbringen, will ich nicht behaupten, dass Ihre stimmige Zeit- und Aktionsplanung aber für Ordnung und einen sicheren Ablauf sorgen, dass kann ich Ihnen voraussagen. Damit haben Sie auf jeden Fall für einen wichtigen Teil der Arbeitsfähigkeit aller sich Treffenden gesorgt.
Schritt Zwei: Wertschätzung und Erfolgskontrolle
Sie erwarten Einsatzbereitschaft, Verbindlichkeit und vielleicht sogar Innovation? Dann machen Sie sich bitte bewusst, dass Sie mit Menschen arbeiten. Menschen schätzen nicht nur Verbindlichkeit (Agenda) sondern auch Anerkennung und Transparenz. Stellen Sie dafür Zeit in Ihrer Agenda ein. Das sind zum Einen Begrüßung und Vorstellungsrunde – wenn neue Personen dabei sind oder sich Rollen geändert haben. Zum Anderen sind es bei wiederkehrende Meetings die Abfrage und Auswertung des der zuvor vergebenen Auftrags. Bzw. bei einmaligen Meetings das Vorstellen Ihrer Gedanken, Annahmen und Fakten, die den Teilnehmer*innen ein Verständnis ermöglichen.
Erfolgsfaktor: Einladung + Agenda
Wer es richtig machen will, versendet die Agenda bereits mit der Einladung. Das dient der besseren Vorbereitung der Teilnehmenden auf den Termin. Denn damit können sich alle Teilnehmer*innen optimal auf die zu behandelnden Themen vorbereiten. Auch wissen sie, ob sie selbst aktiv werden können oder sogar müssen und wann sie dann an der Reihe sind.
Natürlich können sich in der Zeit bis ein Meeting oder eine Veranstaltung dann endlich dran sind noch Änderungen ergeben. Diese wissen sie jedoch schon richtig in den Ablauf einzugliedern. Denn Sie kennen ja an Hand der selbst zusammengestellten Agenda die Themen und sicher auch die Zeitbedürfnisse Ihrer Teilnemer*innen.
Schritt Drei: Visualisieren und Verschriftlichen
Schreiben Sie beim Meeting mit? Erfassen Sie einzelne Aussagen? Stellen Sie diese in Schrift- oder Bildform zur Abstimmung und Beschlussfassung vor? Halten Sie Ergebnisse fest? Das Alles verbirgt sich hinter „Visualisieren und Verschriftlichen“ und ist die Aufgabe des Moderators.
Die Agenda steht Modell für das Protokoll
Eine Agenda bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich, denn sie ist bereits die beste Vorlage für das notwendige Protokoll. In ihr werden bereits alle Themen und die dazugehörigen Sprecher oder damit in Verbindung stehende Personen in der richtigen Reihenfolge benannt.
Bereits während der Veranstaltung kann diese Protokollvorlage (Agenda) um die Ergebnisse, Beschlüsse sowie die offenen Punkte, wie etwa zu bearbeitende Aufgaben und mit anderen Personen und Partnern zu klärende Fragestellungen ergänzt werden.
Vom Protokoll zur nächsten Veranstaltung – nur ein kleiner Schritt
Nach dem Beendigen der Veranstaltung wird noch einmal Korrektur gelesen und ggf. werden Ergänzungen eingetragen. Kurze Zeit nach Ihrem Meeting oder Ihrer Veranstaltung ist so das Protokoll für alle vorbereitet und kann versendet werden. Bei mir bekommen es alle Teilnehmenden zur Kenntnisnahme bzw. Freigabe. Und wenn ich es genau betrachte, dann liegt damit auch schon eine gute Grundlage für die nächste gleichartige Veranstaltung vor. Ich wünsche Ihnen ein gutes Gelingen!
Ihr Ralf Hasford | Systemischer Moderator.
Mein Angebot
- Ihre Agenda auf Umsetzbarkeit und Vollständigkeit prüfen und Tipps zur Verbesserung geben
- Nach Ihren Zielvorgaben eine durchsetzungsfähige Agenda gestalten
- Ziele für Ihr Meeting / Workshop erarbeiten ***
- Sie benötigen einen Moderator? Dann sprechen Sie mich an und wir prüfen meine Verfügbarkeit für die Moderationsaufgabe.
PS: Sollten Sie aber jetzt schon nach einem Vortrag / Keynote Sprecher suchen und das Thema „Zusammenarbeit über die eigenen Verantwortungsgrenzen hinaus – Kollaboration im eBusiness und der Verbandsarbeit“ wäre genau das Richtige, dann freue ich mich auf Ihre Anfrage!