So moderieren Sie Ihr Meeting erfolgreich.

Warum ein Meeting mehr als eine Zusammenkunft ist.

Für größtmögliche Beteiligung im Meeting sorgen

Konstruktiv, klar strukturiert und zielorientiert arbeite ich am liebsten. Wenn ich es kritisch hinterfrage, dann stehen folgende Fragen auf dem Papier:

  • Habe ich das mir gestellte Ziel erreicht?
  • Sind alle Ergebnisse gesichert?
  • Wurden klare Aufgaben verteilt?
  • Wie war die Stimmung der Teilnehmer*innen?

Meine letzte Moderation war am Montag das Bundesmeeting der VBU-Berater*innen auf dem ich die Frage der „Bedeutung des Netzwerks in Hinblick auf die Akquise der Einzelberater*in“ moderierte. Und nun gibt es auf die Frage positive Antworten. Sogar die Nachbereitung und Auswertung mit dem Regionalsprecher ist schon vollzogen und ein Anschlusstermin vereinbart.

Kaizen oder Auswertung ist der Start zum Besser werden

Und wie war Ihr letztes Meeting, Fachtagung oder Team- und Entwicklertreffen, Workshop, an das Sie sich erinnern? War es so wie Sie es sich gewünscht haben? Wenn es nicht so gut lief, dann gilt es kritisch zu analysieren, woran es lag. Ich habe dafür einige Fragen zusammengetragen:

  • War es nur ein Monolog des Einladenden?
  • Dominanz einer Führungsperson?
  • Abnicken und Zustimmen – alles nur „Ja-Sager*innen“ und keine Dynamik?
  • Gab es Neuigkeiten und Entwicklungen?
  • Wie aufmerksam waren die Teilnehmer*innen – schlief jemand ein?
  • Wer beschäftigte sich mit seinem / ihrem Mobiltelefon?
  • Wurden alle angehört? … die Relevanten oder nur die Lauten?
  • Wieviel Zeit haben die Dampfplauderer und Gegenbeispiel-Festhalter verschwendet?
  • Wurde visualisiert, zusammengefasst und für alle sichtbar protokolliert?
  • Sind Aufgaben verteilt, gibt es Verantwortliche und verbindliche Termine?
  • Was verursachte gute oder schlechte Stimmung?

Arbeitsfähigkeit und Zielerreichung

Mit der Einladung zum Meeting hatten Sie ein klares Ziel verfolgt. Und nur um dieses zu erreichen, laden Sie Ihre leitenden Angestellten*innen, Kollegen*innen bzw. Mitarbeiter*innen ein.

Im Vordergrund steht die Frage: Was können Sie tun um das Ziel so effizient wie möglich zu erreichen und danach effektiv zu arbeiten? Dazu schaue ich erst einmal auf die „Bestandteile“ von Meeting, Teamsitzung, Tagung oder Besprechung.

Herausforderung für Führungspersonen

Sind Sie als Einladende*r gleichzeitig auch Moderator*in? Dann sind Sie verantwortlich für  Struktur, Inhalt, Teilnehmer*innen und Verlauf. Sie müssen mit Widerständen umgehen können, den Prozess des konstruktiven Austauschs leiten und für Bewegung innerhalb der Gruppe sorgen, damit niemand ermüdet. Doch häufig müssen Sie dann auch noch selbst Ihre Rolle als personell oder thematisch Vorgesetzte*r oder Experte*in erfüllen. Hier verlangen die Teilnehmer*innen entsprechenden Beiträge bzw. Sie müssen Unangenehmes ansprechen und regeln, Arbeiten delegieren, Einteilungen vornehmen, ermahnen, tadeln, loben und haben alle zu treffenden Entscheidungen in weiterer Instanz gegen wen auch immer zu vertreten. Das ist der Killer vieler Meetings.

Besonders in schwierigen, komplexen und konfliktreichen Situationen, Projekten oder Planungsvorhaben oder in Changeprozessen sind Führungspersonen nicht die beste Wahl, da Sie zu große Eigeninteressen verfolgen müssen. Oft unterliegen hier die Teilnehmer*innen einer zu starken Beeinflussung, als das ein objektives oder gar das bestmögliche Ergebnis zu erwarten wäre. Hier sollten Sie auf die Zusammenarbeit mit ausgebildeten Moderator*innen zurückgreifen und sich im geeigneten Maße fachlich einbringen. Ansonsten bietet Moderation Ihnen das professionelle Know How für die erfolgreiche Gestaltung kleiner und großer Veranstaltungen innerhalb von Unternehmen / Institutionen, wie auch im öffentlichen Raum.

Der „rote Faden“ in der Moderation

Die inhaltliche Verantwortung liegt bei den Teilnehmenden. Die Moderator*in unterstützen den Prozess und damit die Fokussierung auf ein tragfähiges Ergebnis. Es gibt grundsätzliche Phasen, die je nach Gruppe und Thema unterschiedlich intensiv bearbeitet werden müssen.

  1. Vorbereitung
    1. Organisatorische Vorbereitung (strukturell)
      Termin, Raum, Teilnehmer*innen, Getränke, ggf. Pausenversorgung, Einladungen versenden
    2. Inhaltliche Vorbereitung (fachlich)
      Impuls vorbereiten, Materialien vorbereiten verteilen, genaues Ziele definieren, Moderationsmethoden zum Inhalt auswählen, Ablauf planen, Zeitplanung aufstellen, Moderationsmaterialien vorbereiten (Stifte, Karten, Metaplan, Wand, Flipchart, Klebepunkte, Tablet-PC / Laptop, Whiteboard usw.)
  2. Durchführung
    1. Eröffnung / Einstieg
      Begrüßung, Zeitplan und Aufgabe vorstellen
    2. Arbeitsfähigkeit herstellen
      Erwartungen abfragen und alle offenen Fragen abstellen
    3. Informationen zum Thema sammeln und priorisieren
      Abfragen, zusammenfassen und visualisieren, auf Gefühle und Stimmungen eingehen, für Ausgleich sorgen, mit Störungen umgehen, Aktivieren und Bremsen – Diskussion fördern, Moderationstechniken erfolgreich anwenden
    4. Themen bearbeiten
      für alle transparent Bewerten und Ergebnisse sichern
    5. Maßnahmen planen
    6. Aufgaben verteilen / Termine setzen
    7. Zusammenfassung, Ausstieg / Abschluss
      Stimmungen und Zufriedenheit mit Ergebnis abfragen
  3. Nachbereitung
    1. Sichern der Ergebnisse
    2. Protokoll des Verlaufs, Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeit, ggf. Empfehlungen für Vorgesetzte / Auftraggeber

Auftraggeber und Teilnehmer haben Erwartungshaltungen

Zuerst einmal klären Sie für sich, welche Erwartungen Sie an das Meeting knüpfen. Dann betrachten Sie Erwartungen, die an Sie als Leiter einer Besprechung gestellt werden. Der Erfolg Ihrer Moderation hängt davon ab, wie sie diese erfüllen können. Je mehr Sie sich damit auseinandersetzen, um so besser werden Sie die Bedürfnisse erfassen, verstehen und befriedigen.

  • Welche Rollen müssen Sie wahrnehmen?
  • Was kommunizieren Sie während der Sitzung?
  • Welche Moderationsmethoden nutzen Sie?
  • Sitzungsteilnehmer erwarten eine zielorientierte Leitung.
  • Geben Sie dem Meeting eine verbindliche Struktur.
  • Steuern Sie die Diskussion effektiv und auf das Ziel gerichtet.
  • Fassen Sie immer wieder zusammen und vereinfachen Sie.
  • Halten Sie sich bei der Meinungsbildung nach Möglichkeit zurück.
  • Hinterfragen Sie Gefühle, Motivationen und alles was Ihnen zu oberflächlich erscheint.
  • Visualisieren Sie, schreiben Sie für alle sichtbar mit.
  • Achten Sie auf die Zeit, damit genug zur Aufgabenverteilung bleibt.
  • Seien Sie in Ihren Äußerungen, Fragen und Antworten klar und konkret.

Moderationsmethoden passend zum Meeting wählen

Es gibt eine Vielzahl sehr guter Moderationsmethoden, doch nicht alle sind immer die Richtige. Einfach aber effektiv sind z.B. die Kartenabfrage, die Kleingruppenarbeit mit Vorstellung der Ergebnis, Mindmaps, SWOT Stärken-Schwächen Analyse, Problem-Analyse-Schema, Pro-Contra Tabelle, Ursachen-Wirkungs-Diagramm, Priorisieren mit Punktbewertung …

Vorteil externer Moderation

Wenn ein externer Moderator die Arbeit des Moderieren für Sie übernimmt, hat es den Vorteil, dass Sie sich vollständig auf die Inhalte konzentrieren können. Während sich der Moderator mit seinen gewählten Moderationsmethoden ganz  konstruktiv, zielorientiert und strukturiert geführten Austausch widmet. Der Moderator achtet dabei auf dreierlei:

  • Ziele ergebnisorientierte Leitung des Prozesses, ohne inhaltlich zu beeinflussen.
  • Themen … stringente und systematische Bearbeitung – verständlich visualisiert und mit Blick auf die unterschiedlichen Perspektiven.
  • Teilnehmer*innen … aus Einzelpersonen kann eine konstruktiv arbeitende Gruppe entstehen. Sie werden ihre Kompetenzen, Ansichten und Potenziale offen und ohne Scheu einbringen.

Moderation ist zielgerichtet, beteiligungsstark, konkret

Immer dann, wenn Gruppen von Menschen in Workshops zusammenkommen, um gemeinsam:

  • Strategien entwickeln
  • Pläne schmieden
  • Innovationen generieren
  • Konflikte / Probleme lösen
  • Erfahrungen auszutauschen
  • Neues voneinander lernen

Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung

Die Arbeit als Moderator sollte wertschätzend, pragmatisch und charmant sein. Team-Entwicklungen, Reorganisationen, Open Space-Treffen, Führungskräftekonferenzen, Kaizen- / KVP-Zirkel oder Vorstandssitzungen, Produkt-Entwicklung in Industrie, Hochschule und Mittelstand, Coachings in Ministerien, Problem- und Konfliktlösungen sind nur einige der möglichen Einsatzfelder des Moderators. Wenn Sie es wollen, so berate und unterstütze ich Sie in der Konzeptionsphase Ihrer Veranstaltung. Ich gebe Ihnen Einschätzungen der benötigten Zeiten, Pausen, Ausstattung und Einsatz von Materialien wie technischer Unterstützung beim Einbinden interaktiver Elemente. Erstellen Sie mit mir Ihre Ablaufpläne und diskutieren Sie die geeigneten Moderationsmethoden – alles um den erfolgreichen Ablauf Ihrer Veranstaltung sicherzustellen.

Für die Durchführung Ihrer Veranstaltung wünsche ich Ihnen den gewünschten Erfolg und stehe Ihnen auch für Nachbereitung und Supervision zur Verfügung. Und sollten Sie sich doch zu einer externen Meeting-, Veranstaltungs- und Workshop-Moderation entscheiden wollen, so lade ich Sie hiermit zu einem unverbindlichen Gespräch zum Kennenlernen ein. Ich freue mich auf den Kontakt mit Ihnen.

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Berlin, Ralf Hasford
Moderator und Berater

Meeting und Workshop z.B. die Planung und Gestaltung von Produkt, Leistung, Prozess, IoT, CPS, CPPS Geschäftsmodell CRM … Hasford bietet Beratung und Moderation.

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