Tool-Set für Teilnehmer/innen des VGSD Talk

Tool-Set für Selbstständige – sofort nutzbar. 

Was bedarf es um Konflikten vorzubeugen? Nun es sind verlässliche Absprachen, Vereinbarungen und Termine. Anbei die wichtigsten Copy-Vorlagen für Dich als Selbstständige/r: kurz und knapp / praxistauglich / copy-paste-fertig.

Wobei sind diese anwendbar?

In allen Vertragsverhältnissen, die ein Selbstständige/r eingeht. Wie etwa dem Werkvertrag (bedingt eine erfolgreiche Fertigstellung/Durchführung) oder Vertragsformen wie den Dienstvertrag, bei dem eine Tätigkeit, aber kein bestimmter Erfolg geschuldet wird, sowie den Kaufvertrag, der auf die Übertragung einer Sache / eines Rechts abzielt. Eine weitere häufige Form ist der Honorarvertrag, der oft als freier Dienstvertrag oder Werkvertrag für Freiberufler ausgestaltet ist. 

A) 10-Minuten-Check vor jedem Meilenstein

Ziel: glasklare Kriterien für die reibungslose Abnahme

Checkliste (anwendbar auf jedes Teilziel):

1. Ziel bestätigt:
   [   ]   Was genau gilt als „fertig“? (Vereinbart einen Satz mit messbaren Kriterien)
2. Abnahmekriterium klar:
   [   ] Wer nimmt was womit ab? (Benenne Kriterien und welche Belege es dafür gibt)
3. 3. Abhängigkeiten benannt:
   [   ]   Von wem (oder welchem ‚System‘) hängt es ab? (Wer ist noch involviert oder welche Bedingungen sind herzustellen)
4. 4. Risiken & Gegenmaßnahmen:
   [   ]   Top-2 Risiken + Plan B notiert (Wenn Du objektiv rausschaust, dann erkennst Du vielleicht Haken, Stolpersteine, Hindernisse, Begrenzungen – nutze diese für präventive Maßnahmen / Arbeiten)
5. 5. Nächster Termin fix:
   [   ]   Datum/Uhrzeit, Agenda, Entscheider eingeladen (Behalte Termine im Blick und vereinbare immer einen nächsten)

Das gibts auch als Kurzversion für Deinen Kalender / Deine Notiz:

• Ziel:
• Abnahme durch:
• Abhängigkeiten: 
• Risiken + Plan B: 
• Nächster Termin:

B) E-Mail-Baustein „sachliche Klärung“

Wähle ein Betreff:

„Abnahmevorbereitung – 30-min Klärung am (Datum)“
„[Projekt/Meilenstein]: Zielbild & Entscheidung – kurz abstimmen?“

Text (Sie-Form):

„Hallo [Name],

damit wir die nächste Abnahme zügig erreichen, schlage ich am [Datum, Uhrzeit, 30 Min.] ein Klärungsgespräch vor.

Agenda:
1) Zielbild (Done-Definition)
2) offene Punkte
3) Entscheidungen / Nächste Schritte

Falls gewünscht, moderiere ich neutral.

Viele Grüße,
[Dein Name]

Alternative (Du-Form):

In Bezug auf (die Fertigstellung / die Abnahme / das Treffen von Vereinbarungen / …) schlage ich vor, dass wir uns am [Datum] 30 Min Zeit für die Klärung nehmen. Offen sind aus meiner Sicht noch: (Zielbild – offene Punkte – Entscheidung …).
Ich moderiere gern neutral.

Kalendereinladung (Beschreibung):
Ziel: Abnahme [XYZ] fixieren
Entscheider: [Namen]
Unterlagen: [Link/Datei].

C) Meeting-Baustein „Stopp – Sortieren – Entscheiden“

Benötigte Zeit: 30 Minuten, 3 Spalten auf Whiteboard/Doc.

1. Stopp (Fakten, 8′)

• Was ist objektiv passiert? (Belege/Beiträge)
• Was ist nicht passiert? (Gerüchte raus)

2. Sortieren (8′)

• Wichtig/jetzt: Muss heute entschieden werden.
• Wichtig/später: Termin setzen.
• Nice to have: Parken.

3. Entscheiden (12′)

• Wer entscheidet bis wann nach welchem Kriterium?
• Abnahmeform: Was gilt als Beweis / Erfüllung?
• Protokoll in 3 Zeilen: Entscheidung / Verantwortlich / Termin.

So gelingt die Moderation – auch bei Spannungen:

• Wir benennen beide Positionen.
• Trennen Meinungen und Fakten (diese werden schriftlich auf einem Bord oder einen Zettel gut sichtbar festgehalten)
• Legen die Kriterien fest (zunächst sammeln, dann diskutieren und letztendlich verbindlich festlegen)
• Wählen die Option, die diese Kriterien am besten erfüllen werden.
• Verschriftlichen das im Protokoll.

D) Zahlungsstreit – schnelles Vorgehen – Ziel: Zahlung sichern, Beziehung erhalten.

1. Dokumentation bündeln:

• Leistungsnachweise,
• Mails,
• Abnahmeprotokolle,
• Änderungswünsche,
• Zeitnachweise
• … in einem PDF oder in einem gemeinsamen Board.

2. Kurzgespräch:

• Abweichung zur Abnahme liegt in Punkt __
• Vorschlag: Teilabnahme __
• Restbearbeitung __ bis [Datum]

3. Teilabnahme/Teilrechnung:

• Rechnung über unstrittigen Teil
• + sachliche Notiz zur Restleistung.

4. Eskalationspfad:

• Sachliche Mail an Einkauf/Leitung inkl.
• Timeline,
• Angeboten zur Lösung,
• neuem Abnahmetermin.

5. Mediationsangebot:

Um Zeit und Kosten gering zu halten, schlage ich eine neutrale Klärung vor (Zeitaufwand 30 – 60 Min).
Als eine zweite Optional schlage ich eine externe Mediation für die einvernehmliche und verbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen und mir vor (Zeitaufwand 6 – 10 h).

Textbaustein (Sie-Form):

Zur Sicherung des Projektfortschritts biete ich an, die unstrittige Leistung heute per Teilabnahme zu bestätigen und zu fakturieren. Die offenen Punkte klären wir bis [Datum]. Alternativ können wir eine neutrale Moderation (30 – 60 Min) ansetzen, um beide Seiten zügig zu einer belastbaren Lösung zu führen.

Bonus: Mini-Formulare (copy-paste)

Abnahmeprotokoll light:

• Gegenstand: __
• Kriterium: __
• Ergebnis: erfüllt / nicht erfüllt
• Abweichung: __
• Nacharbeit bis: __
• Verantwortlich: __
• Bestätigung:
  [Kunde] __ [Mein Name / Dienstleister*in] __ [Datum] __

Änderungsanfrage (Change) light:

• Wunsch/Änderung: __ 
• Reason: __ 
• Auswirkung: Aufwand __ 
• Termin+Kosten: __
• Entscheidung bis: __ 
• Entscheider: __

Trotzdem Konflikte?

Dann begleite ich bei deinem nächsten Schritt. „Erste Hilfe im Konflikt“ – mit Code 30 Min. kostenfrei.

Deine Supervision um zur Entscheidung gelangen:

• Wie gehe ich mit dem Konflikt um?
• Kann ich den Konflikt selbst klären?
• Eine Moderation durch einen Dritten wäre gut.
• Es bedarf einer Mediation.
• Das Thema muss dem Anwalt übergeben werden.

Ralf Hasford | Wirtschaftsmediator + Strategiemoderator
Mehr Infos: hasford.de/erste-hilfe-im-konflikt
Tel +49 30 2363 9390
moderation@hasford.de