Business Kommunikation Hasford: Meeting-Moderation / Workshop-Moderation
Erfolgsfaktor Meeting- und Workshop-Moderation
Die Entwicklung im Unternehmen hält strategische aber auch alltägliche operative Aufgaben für Unternehmer und Führungskräfte bereit. Immer sind Entscheidungen notwendig. Das heißt im ersten Schritt Themen identifizieren, Aufgaben spezifizieren und Lösungswege erarbeiten. Im zweiten folgt, Risiken und Erfolgsaussichten abzuwägen und den kurz- wie langfristig nachhaltigsten Weg einzuschlagen.
Dabei unterstützt externe Moderation von Meeting und Workshop: Führungskräfte benötigen eine konstruktive Atmosphäre in der sie fachlich arbeiten können und von Gesprächsführung und Ergebnissicherung befreit sind.
Aktuelle Herausforderungen in KMU, Mittelstand und Industrie:
Kundenwunsch erfassen und Produkte anpassen
Informationsfluss und Wissenstransfer
Teilhabe und Wandel der Arbeit
Daten erfassen und effektiv nutzen
Ressourcen schonen bzw. bewusster Einsatz
Optimieren von Materialfluss und Logistik
Flexible Produktion und Produktionsumgebungen
Shared Service Center und digitales Business
Zusammenarbeit und Fachkräfteeinsatz
Verantwortung für Prozess und Ergebnis übernehmen
Workshop und Meeting benötigen eine klare Fragestellungen, folgen einer erkennbaren, logischen Struktur und führen zu nachvollziehbaren Ergebnissen mit hoher Verbindlichkeit. Dafür sorgt die Moderation.
Wenn man eine Meeting- oder Workshop-Moderation beauftragt, dann doch nur, um sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren zu können und die Zeit effizient zu nutzen. Denn die Zeit der Führungskräfte und der weiteren Teilnehmenden ist kostbar. Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Sie brauchen den Kopf frei für die Arbeit an Strategien bis ins Detail. Den Rest muss der Moderator erbringen. Er kümmert sich um Zeit, Prozess und vor allem um die Zielerreichung sowie Ergebnissicherung.
Aufgaben der Meeting-Moderation
Vorgespräch, Auftragsklärung und Agenda erarbeiten
Durchführung: Leitung und Moderation des Meetings, Informationen visualisieren, strukturieren und die Erarbeitung von Lösung sichern
Ergebnissicherung: Ziele, Termine und Verantwortliche erfassen
Nachbereitung: Protokoll, Reflexion und Nachbesprechung
Auf Wunsch: Konzeption und Planung von Folgemaßnahmen zur Sicherung der Nachhaltigkeit erzielter Ergebnisse
Leistungsumfang der Workshop-Moderation
Vorgespräch und Auftragsklärung
Vorbereitung: Konzeption und Planung von Workshop oder Meeting, Erstellung Agenda und Veranstaltungsablauf (Technik und Methodik)
Durchführung: Leitung und Moderation von Workshop oder Veranstaltung
Nachbereitung: Aussagekräftige Dokumentation, Reflexion und Nachbesprechung
Auf Wunsch: Konzeption und Planung von Folgemaßnahmen zur Sicherung der Nachhaltigkeit erzielter Ergebnisse
Meeting- und Workshop-Moderation mit digitalen Hilfsmitteln
Die Digitalisierung zu Zeiten von Industrie 4.0 und Web 2.0 stellt auch für die Moderation Neues bereit. Ist daher die Zeit der analoge Workshop-Moderation beendet? Dazu führt der Berliner Moderator Ralf Hasford aus:
„Nach wie vor mag ich die Moderation mit Karten, Stiften und Pinwand – bei technikaffinen Gruppen setze ich aber digitale Technik ein. Doch im Vordergrund steht für mich die Frage: Sind alle Teilnehmer*innen von Meeting und Workshop auch bereit auf moderne digitale Hilfsmittel umzusteigen? Denn, es ist nur sinnvoll die Vorteile digitaler Technik zu nutzen, wenn alle die gleiche Teilhabe an Prozess und Ergebnis behalten. Ich muss digital also mindestens die gleiche Qualität sicherstellen können wie analog. Ansonsten helfen nur die Mittel der klassischen Moderation mit handgeschriebenen Karten, Flippchart und Moderationswand. Für viele Aufgabenstellungen ist jedoch eine Mischung optimal, um die grauen Zellen ordentlich anzuregen und damit die Ergebnisqualität zu erhöhen. Darauf baut zum Beispiel auch das Designthinking auf.“
Er verrät auch noch welche „digitaler Technik“ er einsetzt: „Bei Meetings in kleinen Gruppen setze ich neben Excel die Mind Mapping Software XMind ein. In Gruppen bis zu 15 Personen nutze ich SixSteps® zur digital gestützten Moderation. Um auf Veranstaltungen und Kongressen mit Smart Phone und Tablett zu arbeiten – so etwas wie das Bereitstellen von Agenda, Abfragen und interaktive Arbeit – ist meine Wahl auf VoxR® gefallen.“
Vorteile digitaler Technik
Worin liegt der Vorteil digital unterstützt zu werden? Auf Konferenzen ist es die Schnelligkeit bei Abfragen und Interaktion. In Meeting und Workshop erhält man für die spätere Auswertung und Nutzung bereits digitalisierte Daten als Entscheidungsgrundlagen.
Alle anderen analog arbeitenden Vorständebekommen ein Protokoll in Word und Gruppen bekommen wie gehabt die Powerpoint-Datei mit einem Fotoprotokoll.
Vor der Beauftragung lohnt es zu prüfen, ob digitale Moderation auch im eigenen Unternehmen einzusetzen geht. Das bedeutet: Schnelle Internetverbindung, starkes WiFi, mobile Geräte in ausreichender Zahl (Tabletts, Laptops), allen Teilnehmer*innen ist die Arbeit mit den Geräten vertraut.
Beispiele externer Meeting- und Workshop-Moderation
Vorstandssitzung mit Beschlussfassung
Strategie Meeting / Strategie Workshop
Entscheidungsfindung
Change Management
Projekte der Digitalisierung / Digitaler Wandel
Gemeinsames Verständnis für Organisation, Leitsätze der Arbeit
Dazu berichtet Hasford aus seinen Erfahrungen: „Meine Aufgabe als Moderator ist für die Rahmenbedingungen zu sorgen und die Ergebnisse ermöglichen. Das sind vielfältige Dinge: Die konsequente Steuerung des Diskussionsprozesses, ein gutes Einwirken auf emotional geführte Diskussionsteile, das Voranstellen der sachlichen Arbeit.
Im Prozess muss ich dafür sorgen, dass ein immer wieder stattfindender Austausch des Arbeitsstandes geschieht und für den allzeit wertschätzenden Umgang sorge tragen. Ich führe zu realistischen Lösungen, die alle mittragen werden.
Zum Ende des Meetings / Workshops sind dann Kernaussagen zum Thema definiert, formuliert und verabschiedet. Die dazu notwendigen Umsetzungsschritte sind erarbeitet, die darüber berichtenden Verantwortlichen benannt sowie die zu erreichenden Ziele beschrieben und terminiert.“
Während der anschließenden Umsetzung empfehlen sich Follow Up Meetings, damit Bearbeitungsstand und notwendige Anpassung der Arbeitsaufgaben vorgenommen werden.
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Autor: R. Hasford
Meeting- und Workshop-Moderation sind moderne Serviceleistungen. Der Business Moderator Ralf Hasford schildert eindrucksvoll, wie man als externer Moderator diese verantwortungsvollen Aufgaben wertschätzend für alle Beteiligte, transparent im Prozess und zielführend für den Auftraggeber erfüllt.
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