Kündigung und Trennungsgespräche nach Konfliktgespräch bzw. rezessionsbedingte Kündigung

Eine Kündigung bereitet niemanden Freude

Konfliktgespräch und ein darauf folgendes Trennungsgespräche soll wertschätzend erfolgen

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Vor der Kündigung zu beachten

a) Die wichtigsten Eckdaten

Eine Kündigung aussprechen: Die Situation ist für den/die zu kündigen Mitarbeiter:in mindestens so unangenehm wie für Sie als Führungskraft, der eine Kündigung aussprechen muss. Hier habe ich die Punkte zusammengestellt, die bei einer Kündigung beiden Seiten einen fairen Umgang ermöglichen. Besonders schwer sind rezessionsbedingte Kündigungen, denn Sie wissen genau, wie schwer das Finden und Einarbeiten von Fachkräften war.

b) Vor dem Aussprechen einer Kündigung durchzuführen

Bevor es zur Kündigung kommt, haben Sie sich sehr viele Gedanken gemacht. Auch sind Formalien einzuhalten und die betrieblichen Vertretungen, Betriebsrat, ggf. Ihre Jurist:in sind informiert und involviert. Diese Personen haben der Kündigung zugestimmt. Es wurden alle Möglichkeiten geprüft, ob Sie mit einer Verwarnung (bei schuldhaften Verhalten) oder einer Versetzung bzw. anderer Tätigkeiten eine Kündigung umgehen können. Sie wissen, das eine Neubesetzung sehr schwierig ist (bei betriebsbedingter Kündigung unmöglich) oder ggf. lange Zeit nicht möglich sein könnte (keine geeigneten Bewerber:innen / Fachkräftemangel). Muss trotzdem das Trennungsgespräch erfolge, dann gilt:

c) Der geeignete Zeitpunkt

Richtiger Zeitpunkt ist grundsätzlich der Monatsanfang bzw. zumindest der Wochenbeginn. So schaffen Sie Fakten zu Beginn einer abrechenbaren Zeitperiode. Auf den einzelnen Tag bezogen, gibt es ebenfalls sinnvolle Zeiträume, um das Kündigungsgespräch zu führen:

  • Wird ein Mitarbeiter:in die Arbeit weiterhin wahrnehmen (ggf. um sein Projekt abzuschließen) – dann ist der geeignete Zeitpunkt im letzten Drittel des Arbeitstages anzusetzen.
  • Wird ein Mitarbeiter:in nach dem Kündigungsgespräch freigestellt, legen Sie das Gespräch am besten gleich früh zum Arbeitsbeginn, noch vor der Arbeitsbesprechung
  • Wichtig: Informieren Sie die verbleibenden Mitarbeiter*innen / Kolleg:innen unmittelbar nach der Kündigung selbst – überlassen Sie das nicht der/dem Gekündigten

d) Die Gesprächsführung – Aussprechen der Kündigung

Das Kündigungsgespräch führt immer der oder die direkte Vorgesetzte. Zugleich sollte immer ein Dritter mit dabei sein, entweder ein Vertreter*in des Betriebsrats oder ein Vertreter:in der Personalabteilung bzw. ein vertraute Kolleg:in aus Ihrer Ebene. Der / die Anwesende muss selbstverständlich vorgestellt werden.

Zeitlicher Ablauf des Kündigungsgesprächs

Schritt 1:  Sorgen Sie für eine störungsfreie Situation

Wählen Sie in Ihrem Büro einen verbindlichen Ort – den Schreibtisch bzw. den Besprechungstisch. Auf keinen Fall das Sofa oder eine gemütliche Sitzgruppe. Bitten Sie den Mitarbeiter direkt zum Schreibtisch, damit er sich auf die Situation einstellen kann.

Schritt 2: Sprechen Sie Klartext, keine Ausschweifungen, keine Beschönigungen

Es ist auch jetzt die Zeit, dass Sie Ihren Dank für die erbrachten Leistungen aussprechen. Doch tun Sie dieses nur, wenn es wirklich solche gab, für die sich ein Dankeschön auch lohnt. Ein ‚Schönreden‘ von durchschnittlichen oder mangelhaften Arbeitsleistungen bringt Sie dagegen in eine schwache Position und Sie beginnen mit dem Gestammel von Entschuldigungen – das hat niemand verdient, erst recht nicht Sie. Denn Sie sorgen sich um einen guten Ablauf und tragen erstmal keine Schuld.

Schritt 3: Erläutern Sie die Entscheidung genau

Machen Sie dem zu kündigenden Mitarbeiter:in unmissverständlich klar, warum Sie keine andere Möglichkeit sehen, als die Kündigung auszusprechen. Geben Sie bekannt, dass alle formellen Schritte (Betriebsrat / Justitiar / usw.) eingehalten wurden.

Schritt 4: Lassen Sie sich nicht auf eine Diskussion ein

In dem Moment, in dem Sie sich auf eine Diskussion einlassen („aber gibt es nicht doch noch einen anderen Weg?“) geraten Sie in eine schwache Stellung ‚Verteidigungshaltung’ und dort gehören Sie nicht hin. Denn Sie haben bereits alle Alternativen durchdacht, mit anderen diskutiert und können es auch so sagen: „eine Alternative zur Kündigung läßt sich in unserer jetzigen Situation nicht realisieren“. Stehen Sie zu dem Gesagten und schwächen Sie es nicht ab. Hier geht es um Ihre Glaubwürdigkeit.

Schritt 5: Halten Sie die Reaktion des Gekündigten aus

Lassen Sie sich nicht provozieren, seien Sie souverän aber nicht hartherzig. Bei ganz schlimmen Reaktionen drohen Sie an, das Gespräch sofort abzubrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Ihre Souveränität drückt sich in kleinen Gesten aus (die  bereitliegende Packung Taschentücher) bis hin zum Ertragen von harten persönlichen Angriffen (verbal) oder Drohungen.

Schritt 6: Zeigen Sie die nächsten Schritte und die nächsten Tage auf

Verbleibt zwischen Aussprechen der Kündigung und Verlassen des Unternehmens noch eine gewisse Zeitspanne? Dann geben Sie vor, wie Sie sich diese Zeit vorstellen. Gibt es z.B. noch Resturlaub? Was passiert bei Krankschreibung? Welche Informationen erhält das Umfeld von Ihnen? Wie sollte sich der Gekündigte bei bezahlter Freistellung verhalten? Fragen Sie Ihren nun gekündigte Mitarbeiter:in nach ihren Wünschen bei der Formulierung des Arbeitszeugnisses. Eine weitere Option ist Ihr Einverständnis, für künftige Bewerbungsgespräche des Mitarbeiters als Referenzperson einzutreten.

Schritt 7: Nach Bewältigung dieser Herausforderung

Klopfen Sie sich ruhig auf die Schulter, wenn Sie ein Kündigungsgespräch gut über die Runden gebracht haben. Es ist für eine Führungskraft eines der schwierigsten Gespräche, die Ihnen abverlangt werden. Wenn Sie sich an die sechs Schritte halten, wird es zwar immer noch ein sehr unangenehmes Gespräch – aber Sie beachten die Regeln der Fairness.

Gerade dieses Gespräch sollte, wenn irgend möglich, ohne Groll und Probleme ablaufen. Das gilt auch für die Zeit im Anschluss. Doch sicher kann man sich nie sein, manchmal wird aus einem Trennungsgespräch auch Trennungsterror. Besonders schwer sind diese Gespräch, wenn einzig wirtschaftliche Gründe sie veranlassen. Hier kommt schnell der Gedanke auf, dass Sie oder eine andere Führungskraft Fehler in den Entscheidungen begangen haben. Sein Sie darauf gefasst, dass Sie auch hier Ihre eigene emotionale Belastungen ggf. mit fremder Hilfe bearbeiten müssen.

Wenn es bei dem Kündigungsgespräche emotional hoch hergeht:

Hohe Emotion

Bewährt haben sich Formulierungen wie diese: „Herr / Frau Nachname, ich verstehe das es für Sie eine unangenehme und auch sehr emotionale Situation ist. Gleichwohl möchte ich unser Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene bringen. Es gibt beispielsweise noch einen Punkt zu besprechen, der durchaus wichtig ist, nämlich wie wir in den nächsten Wochen mit der Situation umgehen.“

Brenzlige Lage

… Falls Sie heftig angegriffen werden und sich Ihr Mitarbeiter im Ton vergreift, fordern Sie ihn zunächst ruhig auf, solche Angriffe zu unterlassen.

Im schlimmsten Fall

  • „Herr / Frau Nachname, ich bin durchaus bereit, bis zu einem gewissen Grad, in solchen Situationen als emotionaler Puffer zu dienen. Auch das gehört zu meinen Aufgaben als Führungskraft. Gleichwohl meine ich, dass ich diese Aufgabe nun in unserem Gespräch schon lange genug übernommen habe.“
  • „Sollten Sie es nicht schaffen zur Sachlichkeit zurück zu kommen, so werde ich das Gespräch hier unterbrechen und Sie vereinbaren einen Gesprächs-Termin.“
  • „Das ändert allerdings nichts an der ausgesprochenen Aufhebung Ihres Arbeitsverhältnisses mit unserem Unternehmen“

Das können natürlich nur Vorschläge sein, die Ihren Handlungsspielraum darstellen und Ihnen Übungsbeispiele liefern. Finden Sie Ihre eigenen Worte. Bitte beachten: in seltenen Fällen kann es zu Gewaltandrohung kommen. Bedenken Sie dieses und seien Sie entsprechend mental vorbereitet sich „zu schützen“.

Bedenken Sie Ihre Worte für den Abschluss eines Kündigungsgesprächs

Sie dürfen gerne ihre eigenen Gedanken und Wünsche formulieren und an dieser Stelle positives vorbringen, z.B. den Wunsch, dass derjenige mit der nächsten Stelle mehr Erfüllung finden wird. Auch sollte an dieser Stelle die Frage platziert werden: „Gibt es noch etwas was sie uns mitteilen wollen? Ansonsten würde sie jetzt der Wachschutz (bzw. ein gesondert eingewiesener Mitarbeiter:in) zu ihrem Arbeitsplatz begleiten, damit sie ihre noch hier befindlichen Dinge mitnehmen können. Haben Sie ihren Betriebsausweis / Batch und Laptop dabei? Dann händigen Sie diese mir bitte gegen Unterschrift auf dem Protokoll aus.“

Inflation – Rezession – Aufgabe einer Filiale / Niederlassung

Oft sind es wirtschaftliche Gründe, die zur Kündigung führen. Wenn Überbrückungsgelder und Zuschüsse nicht mehr gewährt werden oder wirtschaftlich der Sinn abhanden gekommen ist (Entwicklung des Marktes oder des Umfeldes), so zeigen Sie das bitte mit an. Rezessionsbedingte Kündigungen sollten ebenfalls als solche dargestellt werden. „Mit Ihrer Arbeitsleistung bin ich immer zufrieden gewesen. Ihre Arbeit / unsere Leistungen finden allerdings in den jetzigen Zeiten keine Kunden mehr, daher bleibt uns nur der Abbau von Stellen. Ich bin traurig, dass ich mich von Ihnen in dieser Form trennen muss.“

Ralf Hasford
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Zur Vermeidung einer Kündigung – hilft mitunter eine Konfliktmoderation: 
Ralf Hasford |  die Arbeitsbasis für den Erfolg wieder herstellen