Erfolgreiche Moderation von Online Meeting, Videokonferenz & Virtuelles Meeting

Sieben Tipps für die erfolgreiche Moderation von Online Meetings für Unternehmer*innen und Führungskräfte

Challenge Accepted: Homeoffice. Tagtäglich muss es gelingen.

Effizient im Home-Office arbeiten, bedeutet stringente Datenverarbeitung, Einhalten von Strukturen und den Informationsfluss gewährleisten. Persönlicher Austausch und notwendige persönliche Abstimmungen sind da weit aus schwieriger. Schon im Alltag ist die Terminfindung mit Schwierigkeiten verbunden. Nun sind Online Meeting mit Telefon- oder Videokonferenz unumgänglich und das entscheidende Mittel für Team- und Vorstandsmeetings, Projektbesprechungen und Absprachen mit Vertrieb, Entwicklung als auch Kunden.

Auch Online muss moderiert werden

Online ist sogar eine noch aktivere Rolle der Moderation notwendig als im Präsenzmeeting. Gute Stimmungen aus Präsenzzeiten übertragen sich nicht automatisch auf virtuelle Meetings. Vermeiden Sie das Vermengen von Arbeitsthemen und Privat. Geben Sie dem Team eine gesonderte Chance für den sozialen Austausch. Im Business geht es auch Online vor allem darum, dass eine fokussierte Kommunikation zu verbesserten Ergebnissen führt. Um sie erfolgreich umzusetzen sind Sie als Moderator*in gefragt. Ihre ‚Challenge‘: Sie müssen gut moderieren. Doch was bedeutet das und wie geht das? Dafür habe ich sieben leicht umsetzbare Tipps für Sie zusammengetragen:

Sieben Tipps für die erfolgreiche Online-Moderation … das erfolgreiche Online Meeting

1) Bleiben Sie flexibel

Technik ist störanfällig und das Problem kann mitunter vor dem Bildschirm sitzen. Bei der Online Moderation gilt das gleiche, wie bei der Präsenzveranstaltung:

• Störungen sind vorrangig zu bearbeiten
• Rechnen Sie damit, dass bei den ersten Versuchen die Technik nicht reibungslos funktioniert
• Planen Die daher Zeiten für Ihre Vorbereitung und zur Problemlösung ein
• Haben Sie eine alternative Variante parat, z.B. Telefoneinwahl statt online mit PC, Laptop oder Tablet

2) Teilen Sie sich die Moderationsarbeit!

Bei der Moderation größerer Gruppen sind zwei Moderator*innen notwendig, bei kleineren Gruppen hilfreich.
Die Aufgaben aufteilen:

1. Durch das Meeting führen, Agenda einhalten, Ergebnisse sichern
2. Zu Beginn Technikprobleme der Teilnehmer*innen aus der Welt schaffen
   Danach Chat beaufsichtigen, Ideen der Teilnehmenden visualisieren

3) Nutzen Sie einen zweiten Bildschirm!

Ihre Arbeit erleichtern sich, wenn Sie zwei Monitore einsetzen – vielleicht sogar einen zweiten Rechner und dann mit zweitem Account teilnehmen. Die Aufteilung der Monitore:

1. Online Tool für das Meeting / die Konferenz; nebenbei Agenda einsehen bzw. sie bereits zum Protokoll umfunktionieren und mit den Ergebnissen ergänzen
2. Zur Präsentation, Visualisierung und Themensammlung läuft auf dem zweiten Monitor die Software Ihrer Wahl, wie etwa PowerPoint / Keynote / Google Slides, Mindmap, Wrike, Pushbox, Excell / Numbers / Google Tabellen o.a.

4) Aufgaben und Rollenverständnis: Moderator / Moderatorin

Eine Moderation muss die Autonomie der Einzelnen achten und die Energie aller Teilnehmenden gezielt freisetzen, um sie für die Zielerreichung fokussieren zu können. In der Rolle der Online Moderation vereinen sich daher vier allgemeine Funktionen. Diesen müssen für Sie allgegenwärtig sein und Sie mit Leben ausfüllen:

1. Organisation: planvolles Gestalten von Arbeitsablaufs, Interaktionen / Präsentation und Diskussion
2. Motivation: offenen, freundlichen, kommunikationsfördernden Gesprächs-Atmosphäre ermöglichen
3. Expertise: inhaltliche Qualität und Quantität sicherstellen
4. Ausgleich: vermitteln bei sozialen wie den Arbeitsaufwand betreffenden Fragen

5) Kommunikation ist Trumpf

Aktivieren Sie Ihre Teilnehmer*innen, damit sie im Gespräch bleiben. Stellen Sie eine Frage und sprechen Sie dabei gezielt einzelne Teilnehmer*innen an. Online ist eine noch aktivere Rolle des zuweisenden Moderators notwendig als im Plenum mit der Gruppe.

Tools sind zweitrangig, haben sie sich auf eins geeinigt, behalten sie es bitte bei. Alles was zählt: Transparenz in der Aufgabendarstellung und Vermittlung, zielgerichtetes Erarbeiten von Strategien zur Aufgabenbewältigung, konsequente Sicherung der Ergebnisse und Nichts vom Angesprochenen, was ohne Erwähnung oder Delegation bleibt.

6) Versenden Sie Protokolle

Im Anschluss versenden Sie ein Protokoll. Wenn Sie etwas präsentiert haben, so stellen Sie sicher, dass es allen Teilnehmenden im Anschluss zur Verfügung steht. Haben Sie eine Kollaborations-Plattform für Arbeitsplanung / Leistungserbringung im Einsatz, so senden Sie noch einmal den Link auf das aktuelle Thema.

Gleichzeitig bedanken Sie sich für die schnelle und störungsarme Arbeit und geben Ausblick auf die nächsten Termine. Sie dürfen gerne ein paar freundliche und aufmunternde Worte dazu schreiben – das ist aber keine Pflicht.

7) SOS Paket: Hilfe holen!

Die Technik haben Sie sicherlich schnell im Griff, wenn nicht fragen Sie Google oder Ihren gewohnten IT-Support. Meist gibt es dort schnelle Hilfe. Doch was ist bei Moderations-Problemen, wie:

• Zu viele Arbeitsthemen (Skalierung)
• Einführung neuer Strukturen, veränderte Darstellung / Methodik (Innovation)
• Konzentrieren auf wichtige Präsentation (Fokussierung)
• Fokussieren auf fachlichen Aufgaben (Expertise)
• Umgang mit Konflikten (Konfliktmoderation / Mediation)

Zögern Sie nicht und fragen Sie mich nach konkreter Unterstützung!

Sie können sich jederzeit per E-Mail moderation@hasford.de an mich wenden, in dringenden Fällen per Telefon. Ich freue mich auf den Dialog mit Ihnen und auf täglich neue Herausforderungen. Ich gebe Hinweise, erarbeite mit Ihnen eine Lösung oder unterstütze Sie direkt durch das Einspringen in die aktive Moderationsrolle. Nutzen Sie meine Erfahrung aus vielen externen Moderationen und setzen Sie diese als Erfolgsfaktor für Ihre Meetings, Workshops, Tagungen in Unternehmen, Organisation und Gesellschaften ein.

Bei allen Fragen: Ihre Souveränität sowie die Arbeitsfähigkeit Ihrer Gruppe nebst dem Erreichen von Ergebnissen, stehen im Fokus. Diskretion und Datenschutz sind Ihnen zu 100% zugesichert.

Testen Sie Ihre Moderations-Leistung

Gute Moderatoren sind so unauffällig, dass die Teilnehmenden davon überzeugt sind, eigentlich keine Moderation gebraucht zu haben. Denn die Moderator*in hat Jede*n in alle Themen mit einbezogen, die individuellen Bedürfnisse beachtet, persönliche Erfahrungen und Wissen abgefragt und die Beiträge gewürdigt und Jede*r konnte sich bei der Lösung einbringen und wird wissen, welche persönlichen Aufgaben am Umsetzungsprozess ihm*r zugewiesen wurden.

Viel Erfolg bei Online Meetings!

Ralf Hasford | Systemischer Moderator / Facilitator

PS: Ein kleines Geschenk für Sie:

Kostenloser PDF-Download (direkter Download – keine Angabe von Email / Telefon / Name notwendig)

Titel: Online Meetings erfolgreich moderieren!

„Challenge accepted“: Home-Office + Online Meeting | Strategie und Leitfaden für Unternehmer*innen und Führungskräfte

Hier teile ich mit Ihnen einen weiteren Teil meines Wissens zur Dynamik und Vorgehensweise bei virtuellen Meetings, Online Meeting, Videokonferenzen. Sie erhalten meinen achtseitigen Leitfaden mit Fragen und Antworten rund um Agenda und Struktur sowie einem konkreten Meetingplan für Teams im Homeoffice. Diesen konsequent angewendet, werden Sie ihn auch danach im Office weiterführen wollen. Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Kommunikation in Ihrem Online Meeting!
Ralf Hasford.