Herausforderungen bei der Moderation von Online Meeting / Videokonferenzen

• Je nach Thema und Arbeitskultur unterschiedlich. Ich empfehle Meetings auf unterschiedlichen Ebenen: Vorstand, Unternehmensleitung // Führungskräfte // Teams 
• Auf der Ebene ‚Vorstand bzw. Unternehmensleitung // Führungskräfte‘:
  täglich 17:00 Uhr (45 min) und einmal die Woche beide Gruppen gemeinsam
• Auf der Ebene ‚Teams / Projektgruppen‘:
  ein wöchentliches Strukturmeeting mit zwei Session á 50 min und
  10 min Pause, Start 8:00 Uhr an einem festen Wochentag z.B. immer donnerstags) sowie 
• alle anderen Arbeitstage zwei operative Team-Meeting á 20 min (Aufgaben 8:00 – 8:20 Uhr sowie Aufgaben / Fachthema 14:00 – 14:20 Uhr) 
• Direktgespräche bei Bedarf zweimal täglich á 25 min (8:30 – 8:55 Uhr / 14:30 – 14:55 Uhr) 
• Einführungen neuer Themen / Strategisches Meeting: max. 50 min (bei Bedarf / 10:00 Uhr)
• Einmal je Woche 30 min Supervision / Intervention – Austausch unter Kolleginn*en

Einstellen eines Termins im gemeinsamen Kalender bzw. wenn das noch nicht geht: Versende sie einen verbindlichen Termin via Mail.

• Begrüßung (Moderator)
• Neue Aufgaben vorstellen und verteilen (Moderator / Team)
• Stand Aufgabenerfüllung (in Prozent) & Bedarf an Informationen
  (Jeder teilnehmende mit persönlichen Bericht) … ein persönlicher Bericht umfasst (max. eine min): Abschluss / Veränderung gegenüber letzte Meeting / Hindernisse: Fehlende Informationen bzw. Zuarbeiten / Nächster Schritt bis zum nächsten Meeting … während dessen sammelt der Moderator offene Fragen, Hindernisse
• Lösungssuche für Hindernisse und offene Fragen terminieren und zuweisen (Moderator) 
• Verabschieden und Hinweis auf den nächsten Termin (Moderator)
• Öffnen von „kleinen“ Räumen zum bilateralen Austausch oder für das Gespräch in kleiner Gruppe max. 4 Personen im Leben wäre es das informelle Gespräch kurz vor dem Gehen oder danach beim Kaffee

• Agenda, 
• Zeitplanung, 
• Aufgaben die neu sind bzw. bisher offen / unerledigt blieben, 
• Stand der fehlenden Informationen die in der Zwischenzeit beschafft wurden, Teilnehmer*innen, immer auch die aktuellen Zugangsdaten

DasNeue zuerst, die Routinen danach, Persönliches und Vertrauliches im Anschluss in einem Telefonat / Videokonferenz unter ‚Vier Augen‘

Einwände gibt es immer, meist kennen Sie die Themen und die Trigger (Auslöser). Stellen Sie sich im Vorfeld bereits darauf ein finden Sie für sich gute Argumente, warum es richtig ist … und überhaupt: ‚Schreien‘ hilft nicht.

• Formulieren Sie Aufgabenstellungen exakt, Beugen Sie so Missverständnissen vor
• Zeigen Sie, dass Sie die andere Meinung oder Kritik gehört haben und benennen Sie einen Zeitpunkt, wann Sie diese behandeln werden
• Gehen Sie zwischenzeitliche auf die Metaebene und geben Sie eine Bewertung des bisherigen Diskussionsverlaufes
• Zeigen Sie bereits im Vorfeld Ihre Neugier und simulieren Sie kognitive Konflikte, z.B. präsentieren Sie widersprüchlicher Positionen oder Sie werfen entsprechend widersprüchliche Fragen ein
• Fokussieren Sie die Teilnehmende mit Fragen auf das Ergebnis
• Schaffen Sie Verbindlichkeit, z.B. geben Sie eine Zeit oder eine maximale Anzahl von Beiträgen vor
• Sagen Sie schnelles Feedback zu und halten Sie es auch ein
• Vermeiden Sie negative Kritik im offenen Forum – nutzen Sie dafür
  E-Mail oder ein anschließendes Direktgespräch
• Aktivieren Sie das thematische Mitdenken, geben Sie die Verantwortung weiter, verwenden Sie offene Fragen, wie: 

Was brauchen sie, um die Aufgabe trotzdem übernehmen zu können?
Wer kann sie unterstützen, damit der Termin gehalten wird? Wenn Sie die Abweichung gegenüber XY vertreten sollten, was würden Sie zum Ausgleich anbieten? Was bieten Sie an, stattdessen zu leisten? 

• Ergebnisorientiert statt verhaltensorientiert moderieren, 
• Alternativen zur persönlichen Kommunikation anbieten, 
• Kultur der Offenheit und der Flexibilität leben, 
• mit offenen Fragen unterstützen (Konkretisierung, Rollenwechsel, usw.)

• Neue Themen werden im Vorfeld visualisiert 
• Dazu wird der Kontext aufgezeigt
• Setzen Sie ein übersichtlich gestaltetes Aufgaben-Bord ein. 
• Bilden Sie alle Veränderungen sofort ab 
• Unbearbeitete oder zurückgestellte Themen sammeln und zum Schluss zuweisen und terminieren

• Die Agenda sieht feste Zeiten vor, Sie verweisen darauf und halten sie rigoros ein
• Bei Diskussionen unterbrechen Sie in dem Sie sich bedanken und das gehörte zusammenfassen und die anderen um weitere Meinungen zum Gehörten bitten 

Vertrauen Sie auf den systemischen Moderationszyklus: 

• Aufgabe / Ziel vorstellen, 
• Analyse der Rahmenbedingungen (Kontext), 
• Zielführende Diskussion (Annahmen und Möglichkeiten zu belastbaren Aussagen qualifizieren),  
• Bewertung mit Blick auf Erfüllung der Aufgabe / Zielerreichung 
• Umsetzung planen: benötigte Ressourcen und Bedingungen zur Realisierung erarbeiten sowie Termine, Verantwortlichkeiten benennen
• Aufgaben übergeben

Konflikte sind das Salz in der Suppe des Lebens! Auch beim Arbeiten gibt es sie immer und ständig. Sie müssen nur ausgewogen bleiben.

Wenn’s gut geht, klären Sie vorab die Rollen der vermeintlichen Kontrahentinn*en. Verteilen Sie strittige Punkte bereits im Vorfeld als Aufgaben, deren Lösung bis zu einem festzulegenden Termin erarbeitet werden und stimmen Sie diese als gemeinsam zu tragender Entscheidung ab. 

Bei verhärteten Konflikten gehen Sie gesondert in die Konfliktmoderation oder Mediation. Setzen Sie dafür ein Termin und holen Sie ggf. Hilfe.