Zukunftssicherung durch e-Kollaboration als Basis der auftragsbezogenen Zusammenarbeit

Wenn Sie heute fragen würden, was Handwerker und KMU 2017 bei ihrer Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg am meisten störte, bekämen Sie wahrscheinlich folgende Antwort: „Fortwährend klingelte unser Telefon und dann diese endlose Suche nach Informationen in meinen E-Mails!“. Der hoffnungsvolle gute Vorsatz heißt: „Mit dem neuen Jahr muss das besser werden!“.

Effizienzsteigerung – Was ist zutun, damit es auch gelingen wird?

Beim Betrachten der alltäglichen Belastung und der Geschäftsprozesse wird jedem schnell klar: eine Lösung kann nur von aussen kommen.

• Das Auftragsmanagement sollte personenunabhängig sein und
• nur eine Software benötigen.
• Für meine Kunden fasse ich das so zusammen:

„Die Lösung heißt Umstellen auf e-Kollaboration. Mit einer e-Kollaborations-Software kann die Zusammenarbeit personengenau und unternehmensübergreifend realisiert werden. Sie ist das Mittel der Wahl, um sich vor der alltäglicher E-Mail Flut zu retten und vielmehr noch alle Prozesse der Beschaffung, Beauftragung und des Auftragsmanagement stringent zu steuern und nachhaltig abzubilden.“

Wie viele Arbeitsschritte hat ein Kundenauftrag

Betrachten wir das Unternehmen mit heutigem Stand, so fallen viele notwendige Schritte der Kommunikation und Steuerung an. Diese unterteilen sich in Auftragsannahme, interner und externer Abstimmung, Entscheidungsfindung, Kostenfreigabe, Materialbeschaffung ggf. externer Beauftragung, Abrechnung und der Erfolgskontrolle sowie Kundeninformation. Noch benötigen man dafür unterschiedliche Computerprogramme. Das unangenehmste kommt aber noch: Mitunter bleiben Informationen in einzelne Köpfe hängen ohne dass diese schriftlich erfasst oder in angemessener Form weitergegeben wurden. Spätestens bei der Abrechnung, sicher aber bei Kundennachfragen und erst recht wenn einer späteren Wiederholung einer gleichen Arbeitsaufgabe entstehen Schwierigkeiten oder zumindest zusätzlicher Aufwand. Sie stimmen mir sicher zu, wenn ich sage: „Effizienz geht anders!“

So betrachtet, ist jetzt die richtige Zeit für eine Änderung der Arbeitsweise erreicht. Blicke ich mit etwas Abstand auf den Prozess der Arbeit, so kann ich folgendes zusammenfassen:

„Effiziente Arbeit ist immer dann erforderlich, wenn Werte erfolgsorientiert erschaffen oder erhalten werden sollen. Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder Lieferanten erweitert dabei die eigenen Optionen.“

Anders gesagt geht es im Business – Handwerk, Mittelstand und Industrie eingeschlossen – immer darum, gewinnorientiert Kundenwünsche zu verstehen und diese schnell und kostengünstig zu erfüllen. Arbeit ist eine Verbindung aus auftragsbezogener Kommunikation und Interaktion mit anderen. Doch um erfolgreiche Zusammenarbeit zu organisieren, bedarf es Absprachen, Datenaustausch und Verträge. Das wird heute mittels einem Mix aus Office-Dateien, Branchensoftware, ERP-System, Telefon, E-Mail und eventuell sogar noch Fax erledigt. Kommen Sie dabei auf die Idee, den Vorgang als „eindeutig, zielgenau und verlässlich“ zu beschreiben – ich jedenfalls nicht.

Auftragsbasierte Konversation führen und gezielt Informationen austauschen

Die Aufgabe ist es nun, mit dem richtigen Tool und der richtigen Arbeitsweise, einen durchgängigen Prozess aufzubauen. Hierbei sollte gleichzeitig ein Überblick zum:

• Stand der Arbeit,
• daran beteiligte Personen sowie Unternehmen,
• erfolgter Daten- und Informationsweitergabe sowie
• den Ablauf des Gesamtprozesses entstehen.

Dazu kann ein e-Kollaborations-Tool eingesetzt werden. Hier findet man Auskunft zu allen zuvor aufgeführten Punkten und kann darüber hinaus auch die schriftliche Kommunikation und das Zustellen von Informationen zeitlich nachverfolgen.

• Keine Information geht verloren oder bleibt im SPAM Filter hängen.
• Der gesamte Vorgang wird zusammenhängend abgelegt.
• Das Maximum an Transparenz und Wiederauffinden sind erreicht.

Das bedeutet mit nur einer Software kann ich heute bereits den gesamte Prozess der Zusammenarbeiten führen und nachhaltig abbilden.

Das bietet Unternehmen die Chance, Effizienzsteigerung bei Arbeitsplanung, Durchführung, Abrechnung und im Auftragsmanagement zu erzielen.

Und die wunderbare Nebenwirkung die mit dem Einsatz der Kollaborations-Software erzielt wird, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmen entgehen dem Ersticken in der alltäglichen Email Flut.

Umstellung auf neue Software & neue Arbeitsweise

„Kollaborieren statt Kollabieren“ könnte also die tiefgründige Antwort heißen, wenn Sie nun das neue Jahr mit solch guten Vorsätzen betreten wollen.

Der Einstieg ist einfacher als man es denkt. Software installieren und loslegen … Doch halt, das könnte dann zu einer schnellen Frustration führen, denn die größte Umstellung muss im Kopf des Mitarbeiters und der Mitarbeiterin erfolgen. Hier heißt es zu lernen:

• wie Aufträge nachhaltig benannt werden
• Informationen mit anderen zu teilen
• die Möglichkeiten komplexer Software zu entdecken und richtig einzusetzen.

Wer dazu im Unternehmen nicht bereit ist, weil man sich durch das Horten von Informationen unentbehrlich machen wollte, ist für das neue Jahr und die neue Arbeitsweise noch nicht bereit. Hier gibt es allerdings einen Lichtblick …

Beratung zur Softwareauswahl, Seminar und Begleitung bei Einführung und Arbeit

Beratung und Coaching im Unternehmen sind das richtige Angebot für alle, die jetzt hellhörig geworden sind. Denn das gegenwärtige Angebot von entsprechender Software ist unübersichtlich und nur lückenhaft auffindbar. Bekannte Anbieter von Officesoftware halten dabei nicht unbedingt das beste und erst recht nicht das günstige Angebot für Handwerk und Mittelstand bereit. Daher rechnet sich eine Beratung für ein Unternehmer sehr schnell.

Lösungen finden, bedeutet die Aufgabe zu verstehen

Bei mir beginnt die Beratung mit einem Gespräch zur Aufgabenstellung. Dem schließt sich eine Beratung bei der Softwareauswahl an. In Folge ist sein Kollaborations-Seminar dann das am besten geeignete Mittel, um notwendiges Wissen ins Unternehmen zu tragen und auf gegebene Vorurteile einzugehen aber auch die Unsicherheiten abzubauen.

Mit meinen Seminaren gebe ich allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie den Unternehmern selbst die Chance umfassendes Wissen zu erwerben und den schnellen Einstieg zu trainieren.

Ich vereine den Überblick über den Software-Markt, die Erfahrung aus Workshops zur Softwareeinführung und der Begleitung alltäglicher Arbeitsprozesse. Für eventuell notwendige Anpassungen verfüge ich über den Kontakt zu Software-Anbieter und IT-Service. Ich unterstütze aktiv bei der Formular- und Prozessgestaltung, berate zu Fragen der Datenschutzgrundverordnung und optimiere Arbeitsstrategien in Bezug auf die kollaborative Auftragserfassung bis hin zur Dokumentation und Abrechnung.

Den Umstieg auf kollaboratives Arbeiten begleiten, heißt für mich, immer auf die konkrete Situation und die Wünsche meines Kunden einzugehen und dabei meine Dienstleistung auf Umfeld und Sprache meines Kunden abzustimmen.

Die Herausforderungen bei der Einführung einer neuen Software kennen

Was sind also die Hürden vor der Einführung?

• Benötigen Sie noch Hilfe beim Überzeugen des Chefs?
• Sind bei Ihnen in einem größeren Unternehmen wichtige Stakeholder mit Informationen und Berechnungen zu versorgen?
• Muss die IT Abteilung überzeugt werden, dass bestehende Software wie Outlook, Word, Excel, MS Project, Trello oder Ansana eben nicht für das kollaborative Business ausreichen?
• Oder fehlt noch der Überblick bei den alltäglichen Prozessen?
• Muss noch eine Auswahl der Beteiligten erfolgen?

Dafür finden wir schnell gemeinsam schnell die passenden Argumente! Für mich ist die erste Aufgabe um eine Lösung zu erarbeiten, die Probleme und Herausforderungen Ihrer Arbeit zu verstehen. Denn die Arbeit beginnt dort, wo sie heute stehen.

Das klare Ziel dagegen heißt Effizienzsteigerung und damit Zukunftssicherung des Unternehmens. Kollaboration erfolgreich im Unternehmen zu implementieren bedeutet aber auch die Zeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen produktiver zu gestalten und sie von Redundanz der Prozesse sowie nervenaufreibender und unnötiger Suche in der E-Mails zu entbinden. Ein sehr sinnvoller weiterer Schritt Ihrer digitalen Transformation im Unternehmen.

Viel Erfolg bei der effizienteren Gestaltung kollaborativer Arbeit im neuen Jahr wünsche ich Ihnen!

Ralf Hasford
Business Moderator und Berater im Berliner Experten-Team | Fels oder Brandung

 

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