Digitaler Wandel im Verband: Digitalisierung der Verbandsarbeit

Aufgaben des Verbandes verstehen – Grundlage des digitalen Wandels im Verband

  • Digitaler Wandel im Verband: Digitale Unterstützung bei der Bewältigung von Verbandsaufgaben
  • Digitaler Wandel sorgt für den Mehrwert im Verband bei Kommunikation, Mitgliedsverwaltung, Informationsbereitstellung, Beratung, Terminplanung
  • Verbände sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor (Arbeitgeber, Auftraggeber, Tagungsorganisation …)

Digitaler Wandel im Verband: Die Zukunftssicherung des Verbandes beginne ich mit einem ausführlichen Dialog. Zu erfragen gilt es, zu erfahren, was die Verbandsleitung erreichen will? Wie tiefgreifend soll der digitale Wandel die Arbeit verändern?

Digitalen Wandel starten – ich empfehle dazu: Ich verschaffe Führungskräften der Verbandsleitung, Vertretern der Mitarbeiter*innen und mir zunächst einen Überblick. Bei Bedarf präsentiere ich bei Bedarf mögliche Lösungen. Dann werden die Risiken erkannt und die Punkte definiert, wo zukünftig Mehrwerte generiert werden können. Das heißt Analyse von Bedarf, Ziel und der bestehenden Prozesse. Anschließend Bewertung von Nutzen und Aufwand sowie (spätestens jetzt) eine „Zukunftsreise“ für alle um neue Arbeitsweisen und mögliche Techniken kennen zu lernen. Das Sie gleichzeitig die Möglichkeiten haben, an Ihren Prozessen zu arbeiten ist ein wunderbarer und gewollter Nebeneffekt.

So arbeiten Verbände heute – Analyse und Erfolgskontrolle

Selbst bin ich in einigen Verbänden organisiert und kenne Verbandsarbeit von sehr unterschiedlich strukturierten Verbänden aller Größen. Dennoch mache ich mir die Arbeit und analysiere die Arbeitsprozesse des zu digitalisierenden Verbandes. Nach der Analyse kann ich dann die richtige unterstützende Digitalisierungsstrategie und alle Software sowie Hardware angeschafft werden. Dabei bedeutet Strategie ins besondere, dass eine veränderte Arbeitsweise, sogar eine Änderung der Arbeitskultur nicht nur nicht ausgeschlossen, sondern explizit dazu gehören. Ich bin der Meinung, Weiterbildung und Weiterentwicklung müssen planvoll und wertschätzend erfolgen.

Verbandsmanagement vs. Unternehmerkultur?

Verbände sind Organisationen, die erst einmal mitgliedergesteuert sind. In wieweit einzelne Mitglieder Einfluss nehmen können ist jedoch sehr unterschiedlich. Das richtige Maß an Ausgewogenheit von Beirats-, Vorstandsentscheidungen, Mitgliederversammlung, Referentenwissen und Beiträge des einzelnen Mitglieds bestimmen dabei die Effektivität im Wesentlichen. In Verbänden sind Informationstransfer und Konsensmanagement im hohen Maße erforderlich – in Rücksicht auf Mitgliedersteuerung und der Freiwilligkeit der Mitgliedschaft. Das unterscheidet wohl am stärksten Verbands- von Unternehmensmanagement.

Wie definieren Sie „Verband“, Herr Lietzau?

(Download des Originalbeitrags)

„Verbände bündeln die Interessen der einzelnen Mitglieder zur Erreichung gemeinsamer Ziel- oder Wertvorstellungen. Sie existieren und agieren in allen Gesellschaftsbereichen. Verband ist nicht gleich Verband. Sozial- und Politikwissenschaft unterscheiden mannigfaltige Erscheinungsweisen der Verbände. Wirtschafts-, Berufs- und Wissenschaftsverbände, Kultur- und Sportverbände, Sozial und Wohlfahrtsverbände – auch politische Parteien und Gewerkschaften, Kammern und Schutzverbände (GEMA, Güteschutzvereine etc.) zählen dazu.

Wolfgang Lietzau, Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM)

Aufgaben des Verbandes – wobei muss digitale Transformation die Arbeit unterstützen?

  • Unternehmensübergreifende Organisation
  • Vertretung von gemeinsamen Interessen (Interessenverband)
  • Gemeinsame verbindliche und längerfristige Ziele
  • Vertreten die Interessen ihrer Mitglieder gegenüber Staat und anderen Interessengruppen
  • Informationsleistungen und Dienstleistungsfunktion für eigenen Mitglieder / Mitgliedsunternehmen
  • Siehe auch: rechtliche Definition eines Verbandes (Wikipedia)

Um den digitalen Wandel im Verband richtig anzugehen, gilt es Antworten zu finden. Welche (wiederkehrenden) Arbeiten sind es nun im Einzelnen, in den schlummernde Potentiale gehoben werden müssen? Welche Daten werden erhoben und verwaltet, wo liegen die größten Chancen? Welche Einstellungen sind bei den Mitarbeitern und Mitgliedern bestimmend und gefährden diese Ihren Erfolg?

Mitarbeiter*innen und deren Vertretungen einbeziehen

Prozesse definieren: Es sind alle Leistungen zu erfassen, übergreifende Strukturen zu erkennen und die Arbeitsweisen zu benennen. Ich empfehle, Mitarbeiter*innen und deren Vertretungen dabei am besten von Anfang an mit einzubeziehen. Denn sie erbringen die Leistungen und sind Schaufenster, gute Seele und der Kontakt zwischen Verband, Mitgliedsunternehmen und Politik. Ihre Arbeiten gliedern sich in:

  • Informationsleistungen (Erfahrungsaustausch, Rundschreiben, Website, Newsletter, Zeitschriften, Soziale Medien, Pressearbeit)
  • Beratung der Mitglieder / Unterstützung bei Entscheidungen und Entwicklung (rechtlich, fachlich, politisch, menschlich …)
  • Fortbildungsleistungen für Mitglieder (Aus-, Fort- und Weiterbildung)
  • Organisationsaufgaben (Tagungen, Kongresse, Seminare, Mitgliederversammlungen, Lobbyarbeit)
  • Koordinationsleistungen (Normung, Gütezeichen …)
  • Interessenvertretung gegenüber Dritten – Initiierung der Meinungsbildung / Artikulation der Verbandsmeinung nach innen und außen (Kommunikationsleistungen)
  • Presse- und PR-Aufgaben für die Branche (Fachthemen, Politische Aussagen, Fachkräfte- / Mitarbeitergewinnung)

Die Standorte der Verbände folgen im Wesentlichen der föderalen Struktur der Bundesrepublik. Bundesverbände und Hauptgeschäftsstellen von Verbänden sind häufig in der Bundeshauptstadt Berlin zu Hause, jede Landeshauptstadt beheimatet darüber hinaus eine entsprechende Anzahl an Landesverbänden. Mitunter haben Verbände dort ihren Hauptsitz (Hauptgeschäftsstelle), wo die meisten Mitglieder sitzen.

Digitalen Wandel gestalten: Was finde ich im Verband?

Digitaler Wandel heißt die Grundlagen der heutigen Kommunikation und Datenorganisation sowie Datenverarbeitung zu verbessern. Doch wie sieht es heute im Verband aus?

  • Ein bis zwei Stunden eines jeden Tages verbraucht jede/r Mitarbeiter*in mit der Suche nach Informationen in Email und der Email-Ablage.
  • Interne Telefonanrufe reißen Mitarbeiter*innen aus der Arbeit heraus und führen häufig zu ungeplanten Handlungen oder doppelter Beauftragung.
  • Asynchrones gemeinsames Erarbeiten von Themen / Vorbereiten von Veranstaltungen wird weder technisch noch von der vorherrschenden Arbeitskultur unterstützt.
  • Informationen, Termine, Personendaten sind meist getrennt von den zu bearbeitenden Themen organisiert. Häufig liegen sie auf persönlichen Ablagen oder veraltete Datenbanken. Die Verwendung unterschiedlicher Programme und Medien (von Papier über PC, Server und Mobiltelefon) verhindern gemeinsame kollaborative Arbeit.
  • Verwenden von riskanten Technologien (-> Datensicherheit / Datenschutz) wie WhatsApp, Dropbox, Email für vertrauliche Informationen und persönliche Daten.
  • Mangelnde Rollenmodelle und Rechtemodelle.

Digitaler Wandel im Verband: Starten wir die Zusammenarbeit!

Zukunftssicherung, Wandel um Mitgliedsinteressen besser erfüllen zu können – Wenn Sie sich entschließen den nächsten Schritt des digitalen Wandels in Ihrem Verband zu starten, dann biete ich Ihnen folgende Punkte der Zusammenarbeit an. Ich zeige Entwicklungswege und Potentiale auf, moderiere Meetings, Workshops und begleite die Führungskräfte bei der Umsetzung.

  1. Vorbesprechung
  2. Auftragsklärung … Etappen- und Zielsetzung
  3. Umsetzung / Analyse
  4. Präsentation der Ergebnisse / Zukunftstour organisieren
  5. Ziele definieren / Aufgaben terminieren / Partner suchen
  6. Umsetzung starten und zielorientiert begleiten
  7. Erfolgskontrolle

Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit und Ihren einleitenden Anruf:
Ralf Hasford | Business-Moderator

Hier erreichen Sie mich direkt: +49 151 1150 9766  |  moderation@hasford.de
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Ralf Hasford ist in unterschiedlichen Verbänden organisiert.
Business Moderator Ralf Hasford ist Partner unterschiedlicher Verbände, Projekte und Organisationen.